働き方改革やライフワークバランスの実現などに向けて、業務の効率化を検討しているところが増えています。中でも日々のPC作業を効率よく行いたいという相談は多くあります。
具体的には、ExcelやPowerPointなどの研修において、効率的に作業を行うためのポイントを教えてほしいというものです。効率的な操作やコツを学ぶことは非常に有効です。ちょっとしたことで作業効率が大きく変わることもあります。
そんな中で、たとえばExcelについて「自分の担当業務の中ではSUM関数ぐらいしか使わないし…」「今までのやり方で特に問題ないかな…」という人もいます。でも単に他の関数や機能のことを知らないだけで、知れば使えるところがあるかもしれません。
大事なことは「もっと良いやり方があるんじゃないのかなあ」と考えられるかどうかです。これは効率化に向けた第一歩です。知らないことは絶対にできません。業務効率を上げるためには、今の業務をあらためて見直してみることが大事だと言えます。研修においてもそういった部分も含めて伝えていきたいと思っています。
即戦力を期待する中途採用ですが、業種や職種が前職と異なるケースもあり、入社時に中途入社向け研修を実施することがあります。たとえば前職であまりPCを使わない職種だった方向けにExcelの研修を実施するなどです。
また、中途採用向けのビジネスマナー研修の依頼もあります。中途入社なのにビジネスマナー研修？と思うかもしれませんが、いわゆる第二新卒の採用を行うにあたって「あらためてビジネスマナーの確認を」という依頼です。
社会人経験があるので基本的なビジネスマナーは身に付いている、という前提ではありますが、そうは言っても所属していた会社によって、あるいは担当業務によって、経験してきたことは大きく異なります。特に、社会人経験が2、3年未満の第二新卒においては、「今までの仕事では名刺交換の機会はほとんどなかった」「電話に出ることはあまりなかった」などはよくある話です。
なお、厚生労働省の資料「新規学卒者の離職状況」によると、大学卒の3年以内の離職率はここ20年ほど30%前後で推移しています。
新規学校卒業就職者の在職期間別離職状況（厚生労働省 ※PDFで開きます）
職種や担当業務が変わるという意味では社内で異動するときでも同じことが言えますが、中途採用者の場合、入社時の研修のひとつとして実施しやすい部分もあるようです。
中途入社する人にとっても、中途入社向け研修 を通じて必要とされるスキルを確認することはスムーズなスタートにもつながります。これまで経験してきたことを最大限活かしてもらうためにも、不安要素は無くしていきたいところです。
社内でエクセルやパワーポイントなどのPC研修を行う際に、事前にどのような準備が必要か質問されることがあります。社内の会議室などで実施する場合には、基本的に下記をご確認いただきたいと思います。
もし社内のセキュリティ等の関係で、外部PCの持ち込みに制限がある場合は、講師用のPCをご用意いただくこともあります。
受講者用PCの手配が難しい場合は、PCのレンタルもできます。内容によってはPC無しでの座学形式で進めることも可能です。ご検討の内容や環境に応じて柔軟に研修を組み立てますので、お気軽にご相談頂ければと思います。
法人研修のアップナレッジ
9月や10月は中途入社が増える時期です。4月の新卒入社と違って、基本的には社会人経験のある方が対象となると思いますが、異業種からの転職や新しい職種へのチャレンジなどのケースも増えていますので、入社時の研修も欠かせないものとなっています。
業種や職種が変わると必要とされるスキルも当然異なります。例えば、前職ではPCを使う機会が少なかった方が社内の事務を担当する場合には、エクセルやパワーポイントのスキルが求められますし、営業未経験者はビジネスマナーを確認する必要があるかもしれません。
中途採用においては、新しい環境への不安を無くし、早く慣れてもらうことも重要なポイントです。研修を通じてスキルを身に付けることは不安を無くすことにもつながります。
アップナレッジでは、新入社員研修を通年で実施していますが、対象者の経験やスキル、また業種や職種によって研修内容をカスタマイズすることが可能です。
これまでの経験を活かして自社で活躍してもらうためにも、＋αのスキルアップを促進したいところです。
アップナレッジでは Mac によるExcel研修やPowerPoint研修も行っています。
業務の効率化は広く求められているものですが、その中には当然、事務作業も含まれます。Excelでの見積書作成や案件の管理、社内外で使用するPowerPointやWordの資料など、いろいろな場面で使われるOfficeソフトのスキルアップは欠かせません。
でもMacユーザーは、Windowsユーザーに比べてOfficeソフトのスキルアップの機会が少ないのが現状です。言うまでもなく企業で使っているPCは圧倒的にWindowsが多いので、研修会社としてもWindowsのみでMacは対応していないことがほとんどです。
ですので、アップナレッジには
という方が受講するケースが多くあります。
また、社内がMacで統一されている企業様から新入社員研修の依頼も増えています。
これまでMacの研修は諦めていた方、MacでExcelやPowerPointによるスキルアップを図りたい方、Mac Officeソフトの社内スキルを底上げしたい企業様は、ぜひお気軽にご相談下さい。
Excelでは F2キー（セルの編集）や F4キー（参照の種類の切り替え、$マークの切り替え）をよく使います。
ここでは Mac ExcelでF2 や F4のキーを使うことができるのか、どうすれば使えるようになるかについてご説明します。
まず、Mac Excelでも2016バージョンからは、Windowsと同様に F2 と F4キーが使えるようになっています。
でもMac Excelで F2 や F4 を押してもうまくいかないことがあります。
なぜならMac のファンクションキー（F1～F12）は、デフォルトでは画面の明るさやボリュームの調整などの各種機能が割り当てられているからです。
そのため Mac Excel で F2（セルの編集）や F4（参照の種類の切り替え、$マークの切り替え）を使うためには、以下のいずれかを行う必要があります。
もちろん操作しやすい方法でよいのですが、前述のとおりExcelでは F2キーや F4キーを頻繁に使うので、キーボードの設定を変更してしまったほうがラクだと思います。
※参照の種類の切り替え（F4）は、ショートカットキー command + T でも可能です。
>その他のショートカットキーはこちら
Mac のキーボードで常にファンクションキーを有効にするための設定方法は下記になります。
1．Appleメニューから「システム設定」を開く。
2．サイドバーから「キーボード」を選択 →「キーボードショートカット」をクリック。
3．サイドバーから「ファンクションキー」を選択 →「F1、F2 などのキーを標準のファンクションキーとして使用」をオンにする。
これで常にファンクションキーが有効の状態になります。
Touch Bar 搭載のMac Bookの場合、「システム設定」→「キーボード」から、「Touch Bar設定」をクリックして、「Touch Barに表示する項目」から変更します。
ファンクションキー（F1～F12）を有効にした場合、画面の明るさや音量の調整などの機能を使いたい場合は、Fnキーを押しながらF1〜F12のキーを押せばOKです。
※参考URL（Appleのサポートページが開きます）
https://support.apple.com/ja-jp/102439
パワーポイントの基礎研修では、資料作成にあたっての基本的な考え方にも触れています。ビジネス資料の構成やデザインなど、押さえておきたいポイントを簡単に説明します。機能や操作方法を知っているからといってビジネス資料を作成できるわけではないからです。よく言われることですが、パワーポイントもエクセルも（もちろんパソコン自体も）所詮ツールでしかありません。
また、パワーポイント研修のメニューのひとつとして「ビジネス資料作成」のコースもあります。パワーポイントの機能や操作よりも、資料作成を重点的に学ぶ内容です。
与えられた状況を元に実際に資料を作ったり、グループワークとしてみんなで話し合いながら資料を整えるなど、演習の時間を多く取って資料作成のスキルを身に付けていきます。演習課題は実際の業務内容に近いもので実施することもできます。
これまでなんとなく見よう見まねで資料を作っていた方におすすめの研修です。
エクセルやパワーポイントなどのパソコン研修は、業務内容に応じたカスタマイズが人気です。また、ビジネスマナーやリーダーシップなどのビジネススキル研修の各種メニューもカスタマイズすることができます。
カスタマイズ自体は比較的多くの研修会社で対応していると思いますが、どこまで対応するかという点では各社異なっているようです。
カスタマイズの方法でよくあるのは以下のパターンです。
この「カスタマイズの自由度」は、講師がどこまで対応できるか、テキストなどの準備がどこまでできるか、といったところによります。当然のことながら、決まったメニューを決まった流れで教えるほうが簡単です。その分費用が安くなるケースが多いとは思いますが、どうしてもマニュアル的な教え方になるので「かゆいところに手が届かない」ということもよくある話です。
アップナレッジでは、まず研修のご担当者様との打ち合わせから、研修内容を調整していきます。背景や課題も含めて研修の目的をヒアリングし、そこから最適なカリキュラムを作り上げていくイメージです。カスタマイズの自由度は高くなります。
もちろん自由度の高いカスタマイズを行うとしても「なぜ研修を実施するのか」という点をきちんと把握しない限り、最適なカリキュラムを作ることはできません。担当営業や担当講師には、この「なぜ」を正確に把握するスキルが求められますので、ここは研修会社を選ぶ際のポイントにもなります。アップナレッジの担当者は一般企業での実務経験も豊富ですので、自らの経験を元にお話を進めることができます。
研修会社を選ぶ際には、担当者とじっくり相談しながら最適な研修を実施していきましょう。
ビジネスマナー研修は新入社員の多くが受講する研修のひとつです。
でも研修によっては「役に立たなかった」という声が挙がることもあるようです。どんな研修だったのかと言うと、
などなど。
「型を叩き込む」という方針なのだと思います。ただ、実際の仕事の現場では、全てがその型どおりにいくわけではなく、むしろ型に合わない場面のほうが多いでしょう。大切なことは、そのときに自分で考えて、正しい判断ができるかどうかです
そういった点から、アップナレッジのビジネスマナー研修では、受講者が主体となって考える時間を多く取っています。
なぜそれをしなければならないのか、なぜそのような手順になるのか、なぜビジネスマナーが必要なのか…。
受講者が自ら考え、答えを見出すことで、実際のビジネスの現場で役に立つスキル、一生使える本当のスキルが身に付きます。
ビジネスマナー研修は通年で実施しています。中途採用時の研修にもご活用下さい。
>>ビジネスマナー研修
ビジネスマナー研修といえば新入社員向け研修の定番メニューです。
電話応対や名刺交換など、仕事の基本スキルを身に付ける新入社員研修は、当然、新卒入社の4月に集中するのですが、中途入社時に研修を実施するケースもよくあります。
新卒2，3年目での転職をはじめ、異業種への転職も珍しくないこともあり、「あらためてビジネスマナーを確認してほしい」というご要望です。業種や職種によって求められるスキルレベルが違うこともあるため、入社時に確認しておく必要もあるようです。
アップナレッジではビジネスマナー研修も通年で実施しており、中途入社の場合はこれまでの振り返りなども行っています。自分の持っているスキルとこれから求められるスキルを確認して、スムーズなスタートにつなげていくプログラムです。
即戦力が期待される中途採用において、入社時に基礎スキルを確認しておくことは入社する社員にとってもメリットがあります。中途で採用された人は、これまでの経験を期待されていることは承知のうえとはいえ、不安も大きいものです。特に、1社しか経験していない人は、企業の文化などによって大きく戸惑うこともあります。
そんな不安を無くして、自信を持ってスタートするために研修を活用してみてはいかがでしょうか。少人数でも出張形式で実施できますのでお気軽にご相談下さい。
