ExcelやWordの研修を実施するにあたって、社内で使っているOfficeソフトのバージョンを確認する必要があります。現在使われているバージョンは、Windowsなら2007，2010，2013，2016のいずれか、Macなら2011か2016です。
でも、いざ確認しようとしても、どこを見ればいいのかわからないことがあります。
バージョンについてはメニューから確認することもできますが、ExcelやWordの画面の他、アイコンで見分けることもできます。詳細はこちらのページにまとめていますので、もしOfficeのバージョンが分からない場合は参考にしてみて下さい。
Excelで1行おきに罫線を引きたい場合。「罫線」の設定ではそういったことができません。だからといって罫線を引きたいところを１つずつ選択していくのも大変です。
ではどうすればいいか。
これは「オートフィル」を使えば簡単にできます。
【手順1】
1行目と2行目の間に罫線を引く。
【手順2】
罫線を挟むように2行を選択。
【手順3】
選択した範囲の右下（この例ではD2セルの右下）にマウスを合わせて
下方向にドラッグ（オートフィル）。
これで1行おきに罫線が引けました！カンタンですね。
でも、最初に罫線を引いたところにデータが入っている場合、オートフィルと同時に、下図のようにデータも一緒にコピーされてしまいます。
データはコピーせずに、罫線だけをコピーしたかったのに…
そんなときは、ドラッグした後に出てくる「オートフィルオプション」ボタンをクリックし、「書式のみコピー（フィル）」をクリックします。
罫線のみがコピーされました！
オートフィル、そしてオートフィルオプションをうまく使って、効率的に作業をおこなっていきましょう。
Excelでとても大事なポイントである絶対参照、相対参照。
参照の種類を切り替えるときのショートカットキーは、F4キーです。
でもこれはWindowsの場合。 Mac ExcelではF4キーでできないことがあります。
ここはWindowsからMacに移行したユーザーが戸惑うところです。
※2016バージョンからF4キーも使えるようになっています。ただしキーボードの設定で確認が必要です（Mac ExcelでF2やF4を使うには？）
Mac Excel で参照の種類を切り替える時に使うショートカットキーは、
command + T
です。キーを押すごとに、絶対参照→複合参照（行）→複合参照（列）→相対参照 と切り替わっていきます。
絶対参照とは ”$A$1” のように列・行ともに指定したセルや範囲を固定するもので、
相対参照とは ”A1”のようにいずれも固定しないものです。
また、複合参照は ”A$1” のように、列・行のいずれかを固定します。
絶対参照や複合参照で固定することで、数式をコピーしたときに指定したセルや範囲を固定することができます。
Excelを使う上で「セルの参照」という概念は必須となりますので、しっかり理解しておきましょう。
中途入社の方向けの研修を実施しました。ビジネスマナー研修とExcel, Word基礎研修で計3日間です。
「 中途入社なのにビジネスマナー研修？」と思われたかもしれません。たしかに受講者の方々は他企業で数年の実務経験があるので、社会人としての基礎はできています。ただ、これまでの職種によっては、名刺交換であったり電話応対であったり、もしくは他社への訪問といった経験があまりない人もいるため、ビジネスマナー研修を実施することがよくあります。
特に異業種からの転職や異なる職種へのチャレンジとなる場合は、それまでに経験していなかった部分を補うという意味合いでの依頼も多いものです。この点では受講者の方も不安に思っていることが多いので、研修の要望は強くあるようです。
ExcelをはじめとするPCスキルも同様です。たとえばExcelを使う機会があまり無い接客のお仕事から事務系のお仕事に転職となると、基礎の研修が必要になってきます。
また、今回実施した企業では、これまでの経験に期待しながらもしっかりと育成していきたいという考えから、研修に力を入れているようです。
ビジネススキルとPCスキルは業種や規模によらず必要とされる基礎スキルです。受講者の方々からも「あいまいなところが明確になった」「不安が解消された」といった声は毎回聞かれます。
スムーズなスタートのためにも、 中途入社 の方にも基礎研修を実施することは非常に有効だと思います。
Officeソフトをはじめとするパソコンでの仕事は、作業のスピードも重要です。
操作自体はちょっとしたことですが、よくある作業だけに知っているか知らないかで作業時間も大きく変わってきます。効率的な作業に欠かせないショートカットキーも含めて、少しでも効率的に作業を進めることが大事です。
日常的にExcelを使っている人でも、研修の中で聞いてみると「元に戻す」のショートカットキー（Ctrl+Z）を使っていないケースが意外に多かったりします。また、Excelで言うと非常に使用頻度の高い「セルの書式設定」（Ctrl+1）あたりはほとんど使われていません。いずれもよく使うものなので、作業時間への影響はかなりのものです。
ビジネス向けの研修では、基本的な操作や考え方に加え、いかに効率的に作業を行うかを重視しています。本来、PCでの作業は最小限にして、顧客対応や営業活動、企画などに時間を使うべきです。そのためにも効率的な操作を身に付けて頂きたいと考えています。
※例で挙げた操作方法は以下になります。
アップナレッジでは、Macの研修も実施しています。
Windowsしか使ったことがないのでMacの基本操作を知りたい、Macでエクセルを覚えたいといったご要望にお応えします。WindowsユーザーがMacに移行するときなどは、キーボードの違いやファイルやフォルダの操作に意外に戸惑うものです。Mac版のエクセル2011ではショートカットキーの違いも多く、作業にストレスを感じることも。
社内でMacが標準となっている企業や事務所など、新人研修にもぴったりです。
■Mac対応の研修メニュー
アップナレッジの法人研修ではMac版のエクセルも対応しています。もちろん最新バージョンであるExcel 2016 for Macでの研修も可能です。
この2016は前バージョンであるExcel for Mac 2011に比べて、画面もWindows版にかなり近づきました。
そしてショートカットキーもWindowsと同様になっているものがあります。例えばこんなものです。
これまで、WindowsからMacに変更すると戸惑うことが多かったと思いますが、2016になってWindowsに近づいたことで、抵抗が少なくなるかもしれません。（逆にこれまで2011バージョンを使ってきた方は戸惑うかもしれませんが…。）
Mac版のExcelがWindowsに近づいたといっても、研修を実施する場合はやはりMacで受講したいところです。さらに言えば普段使っているMacで受講するのがベストです。Windows同様にMacで研修を実施できますので、2011からの移行や新入社員研修など、Macでのエクセル研修のご相談もお気軽にご連絡下さい。
※2016年4月の新入社員研修では、この2016による研修もいくつか実施しました。ただ、研修の中で何回か「エクセルが落ちた…」とか「動作が重い…」といった声もありました。演習で使っていたファイル自体は特に重いわけでもなかったのですが、まだ若干不安定な部分もあるようです。
Excelの研修を実施するにあたって、受講者の方々のExcelスキルレベルをある程度確認する必要があります。そしてスキルレベルの目安として、よく挙げられる項目のひとつに「VLOOKUPが使えるかどうか」があります。VLOOKUPが使えると初級レベルはクリアしているという判断です。
VLOOKUPが使える人は、基本的な操作や数式の入力、関数の基本はできていると言えますので、研修を実施するとしても、中級編からで問題ありません。（独学で進めてきたので基礎から確認したい、というケースもありますが）
逆に言えば「VLOOKUPは使ったことがない」「使ったことはあるけどあまり自信がない」という方は初級者レベルということになります。ですので、初級者レベルの方がスキルアップを目指す場合「VLOOKUPを使えるようにする」というゴールを設定することも多いわけです。でもなぜVLOOKUPなのでしょうか。
これは、VLOOKUPが実務で非常によく使われる関数であることに加え、VLOOKUPの引数を理解しているということは、他のいろいろな関数を利用するためのベースができていると言えるからだと思います。また、ExcelでイメージしやすいSUMなどの「計算」と違って、「検索」という概念になるので、Excelの関数を理解するステップとしてもちょうどいいのかと思われます。
VLOOKUPが使えるようになると、ひとまず初級レベルはクリアと言えますが、もう少しステップアップするためには何が必要となるのか。関数やピボットテーブルなど、いろいろありますが、考え方としてひとつ挙げたいことは、「作業用のセル（または行や列）を使えるかどうか」です。
この「作業用のセル」を使うという考え方は、Excelを使用するうえで非常に重要になってきます。ごく簡単な例で言うと、消費税を計算するのに「=A1*0.08」とするのか、「=A1*B1」としてB1セルに”8％”と入れておくか、です。
これは、セル参照というExcelの基本概念をしっかり理解できているかどうかの目安になります。この点はExcelの根本的な考え方につながりますし、実務でも大きなポイントになってきます。
単に関数の使い方やExcelの機能を覚えるのとは違って、より実践的な考え方になってくるため、初級レベルからのステップアップにはこのあたりを組み込むのがよいかと思います。
アップナレッジではMacによる研修も受付中です。ご要望の多いExcelをはじめ、PowerPointやメール研修も行っています。
Excel研修を行っている研修会社はたくさんありますが、Mac版のExcelとなると、非常に少数となります。またMacに関しては、WindowsとMacの違いはもちろんのこと、Office for Macでも2011と2016での違いなどもあり、Windows版のようにカスタマイズができないケースもあるようです。
アップナレッジでは、機能やメニューはもちろん、ショートカットキーなども解説していますので、MacユーザーにもWindowsユーザーと同じように効果的な研修となっています。
WindowsからMacに移行した方は、はじめは戸惑うことも多いものです。
ショートカットキーで言うと、たとえばOffice for Mac 2011の場合、
など、Windows版と異なる点もいろいろとあるため、Windowsに慣れている人にとってその違いは日々の作業に大きく影響します。また、それらの違いをひとつひとつ確認していくことも大変です。
他にもどうしても操作性が変わってくる部分もありますので、やはり業務でMacを使っているのであれば、Macで研修を行うのがベストであることは言うまでもありません。Macでも効率的にExcelを使っていきたいものです。
