Excel研修

Mac ExcelでF2やF4を使うには?

Excelでは F2キー(セルの編集)や F4キー(参照の種類の切り替え、$マークの切り替え)をよく使います。

ここでは Mac ExcelでF2 や F4のキーを使うことができるのか、どうすれば使えるようになるかについてご説明します。

 

Mac Excel でも F2 や F4 は使えます

まず、Mac Excelでも2016バージョンからは、Windowsと同様に F2 と F4キーが使えるようになっています。

でもMac Excelで F2 や F4 を押してもうまくいかないことがあります。

なぜならMac のファンクションキー(F1~F12)は、デフォルトでは画面の明るさやボリュームの調整などの各種機能が割り当てられているからです。

そのため Mac Excel で F2(セルの編集)や F4(参照の種類の切り替え、$マークの切り替え)を使うためには、以下のいずれかを行う必要があります。

  • Fnキーを押しながらファンクションキーを押す
  • キーボードの設定を変更する

もちろん操作しやすい方法でよいのですが、前述のとおりExcelでは F2キーや F4キーを頻繁に使うので、キーボードの設定を変更してしまったほうがラクだと思います。

※参照の種類の切り替え(F4)は、ショートカットキー command + T でも可能です。
>その他のショートカットキーはこちら

 

Mac のキーボードでファンクションキーを有効にする

Mac のキーボードで常にファンクションキーを有効にするための設定方法は下記になります。

1.Appleメニューから「システム設定」を開く。

Macキーボードの設定(システム設定)

2.サイドバーから「キーボード」を選択 →「キーボードショートカット」をクリック。

Macシステム設定のキーボードの設定

3.サイドバーから「ファンクションキー」を選択 →「F1、F2 などのキーを標準のファンクションキーとして使用」をオンにする。

Macシステム設定のキーボードの設定

これで常にファンクションキーが有効の状態になります。

Touch Barの場合

Touch Bar 搭載のMac Bookの場合、「システム設定」→「キーボード」から、「Touch Bar設定」をクリックして、「Touch Barに表示する項目」から変更します。

Macシステム設定のキーボードの設定

 

ファンクションキー(F1~F12)を有効にした場合、画面の明るさや音量の調整などの機能を使いたい場合は、Fnキーを押しながらF1〜F12のキーを押せばOKです。

※参考URL(Appleのサポートページが開きます)
https://support.apple.com/ja-jp/102439
Macシステム設定のキーボードの設定

 

Mac Excel ユーザーはこちらもどうぞ

知っておきたい Mac Excel の操作

Mac Excelで絶対参照は?

Mac Excel でシートの切替えは?

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>>Officeソフトのバージョンを見分けるには

Excel2016Mac Excel2011Mac

PC研修の効果は?デモ研修もあります。

PC研修の実施を検討するときに気になるのは「どこまで効果があるの?」という点だと思います。費用をかけて実施するわけですからそれは当然のことです。

研修の内容によって見えやすいところや見えにくいところもありますが、エクセルやパワーポイントは比較的、効果を実感しやすいように思います。

ちょっとしたテクニック、例えば「エクセルで1行おきに罫線を引く」とか「パワーポイントで真っ直ぐに矢印を引く」などは意外にやり方を知らなかったりしますので、研修内で取り上げるといい感じに盛り上がったりします。他にも、行の入れ替えを1秒で行うやり方、セルの書式設定のショートカットキー、スライドマスター表示を開く/閉じる、など知られていない操作がけっこうあります。もっと基本的なところでは「元に戻す」のショートカットキーをなども。

研修を通じてこういったことを知り、実際に日々の業務で使っていくことで確実に業務効率は上がりますので、これらは研修効果のひとつだと言えます。それに一回覚えてしまえば、それ以降ずっと日常的に使えるものですから、効果という意味でかなり大きいと思います。

それでもやはり、研修についてピンとこない方もいるかもしれませんが、そんなご担当者様向けとして、研修担当者向けのデモ研修も企画しています。ダイジェスト版で受講頂き、効果を実感してみて下さい。

お問い合わせはこちら


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こんな研修を実施しています

社内のエクセルスキルはどのぐらい?

社員のエクセルスキルがどのぐらいなのか。

「みんなそれなりに使っているようだけど、実際のところはよく分からない」といった声もよく耳にします。この点は研修を担当する方の悩みのひとつと言えます。

現在のスキルが把握できないまま研修を実施した場合、「難し過ぎ」「易し過ぎ」など、受講者と研修内容のレベルに大きな差が生じてしまう可能性もあります。

そこで、スキルレベルを確認するひとつの方法として、下記にあるような「スキルチェックシート」を使うことがあります。

>>Excelスキルチェック

簡単なチェックシートですが、おおよそのレベル感が見えてきます。このスキルチェックの結果を研修カリキュラムに反映することができますし、担当講師が各受講者のレベルを把握することで、研修当日に適切なフォローを行うこともできます。

研修実施の検討段階でも「どのような研修を実施するか」「対象者の選定をどうするか」などの判断にも使えます。

業務内容によってチェック項目を追加することもできます。効果的な研修を実施するために有効に活用していきたいところです。


>>初級レベルでも安心のExcel基礎コース

>初級レベルからの脱出を図るExcelステップアップコース

Mac Excel でシートの切替えは?

Excelでシートの切り替えはキーボードでもできます。つまりはシート切り替えのショートカットキーということですね。

マウスに手を伸ばさなくても別のシートに移動できるので、Excelを使うときに知っているととても便利です。

シート切り替えをキーボードで行う操作はMac Excel でももちろん可能です。

WindowsとMacで使うキーが違うのですが、覚えてしまえば簡単です。

Excelのシート切り替え操作

Windowsの場合

Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown

Mac Excel の場合

option + →/option + ←

 Mac Excel

ちょっとしたことですが、Excelで効率よく作業するために覚えておくと便利です。

 

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パソコン研修の会場

パソコン研修の実施にあたって、社内会議室などの手配が難しい場合は、外部セミナー会場を使用して実施することができます。

外部セミナー会場は、東京都内(JR大崎駅、五反田駅、目黒駅近辺 他)の各会場をはじめ、お客様の会社近くの会場での手配も可能です。また、受講者用のPCもレンタルしています。

外部会場で実施する場合もあくまでも社内研修として実施するため、通学型のPC教室に比べて下記のようなメリットがあります。

  • 社外の受講者が混ざることがありません。質問しやすい雰囲気で進めることができます。
  • 研修内容や時間等のカスタマイズが可能です。業務でよく使う機能があれば、研修に組み込むこともできます。
  • 講師が受講者一人ひとりの様子を見ながら丁寧にサポートします。
  • 費用面でも一人あたりの受講料金を抑えることができます。
  • 誰がいつ受講したか、といった管理の手間が無くなります。

自社会議室などでの実施が難しい場合もお気軽にご相談下さい。

パソコン研修

■パソコン研修の主なコースと詳細はこちら

Excelスキル のレベルチェック

「エクセルはどのぐらい使ってますか?」「関数は使えますか?」

このような感じで、研修にあたって受講者に口頭で Excelスキル を確認するケースもあるかと思います。そんなときには、「Excel研修」のページにある「レベルチェックリスト」を使用するのがおすすめです。初級レベルの方が具体的に何ができて何ができないのかを自分で簡単にチェックすることができます。

「エクセル使えます」といっても、その人によって基準がバラバラなのでなかなか実際に何がどこまでできるのかは見えにくいものです。チェックした結果によって研修内容も調整しやすくなり、限られた時間でより効果的な研修を実施することができます。

Excelスキル のチェック

さらに詳しくチェックしたい場合は、研修前後のスキルチェックプログラムもあります。対象者のスキルをより詳しく、客観的に見ることができますし、受講者にとっては予習にもなるのでこちらもおすすめです。新入社員研修にも最適です。

※新入社員研修の詳細はこちら

パソコン研修のときに準備するものは

自社会議室等でパソコン研修を実施する際には、事前にいくつか準備をお願いしているものがあります。

パソコン研修の場合は、研修で使用するパソコンやプロジェクタ、または大型のモニタなどを準備頂きますが、その他で以外に忘れがちなのが延長コードです。講師用PCおよびプロジェクタ等も含めた台数分が必要になりますが、座席の配置によっても延長コードの数が変わってきますので、確認が必要です。また、パソコンやモニタによっては、電源プラグが3ピンのものがあるのでこれも確認したいところです。

講師用のPCとプロジェクタ、またはモニタをつなぐためのケーブルも事前に確認しましょう。基本的にはVGAかHDMIのケーブルになります。どのケーブルを使うかは、プロジェクタやモニタの機種によります。

VGAケーブル

VGAケーブル

HDMIケーブル

HDMIケーブル

研修にあたっては、事前のお打ち合わせ時に上記のような確認も行いますので、不明な点があれば担当者に質問しておきましょう。アップナレッジでは、必要に応じて機器の貸し出しも行っております。ぜひお気軽にご相談下さい。


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各研修の詳細はこちら

Officeソフトのバージョンを確認する

ExcelやWordの研修を実施するにあたって、社内で使っているOfficeソフトのバージョンを確認する必要があります。現在使われているバージョンは、Windowsなら2007,2010,2013,2016のいずれか、Macなら2011か2016です。
でも、いざ確認しようとしても、どこを見ればいいのかわからないことがあります。

バージョンについてはメニューから確認することもできますが、ExcelやWordの画面の他、アイコンで見分けることもできます。詳細はこちらのページにまとめていますので、もしOfficeのバージョンが分からない場合は参考にしてみて下さい。

Officeソフトのバージョン

 

Excelで1行おきに罫線を引く

実はカンタン! Excelで1行おきの罫線

Excelで1行おきに罫線を引きたい場合。「罫線」の設定ではそういったことができません。だからといって罫線を引きたいところを1つずつ選択していくのも大変です。

ではどうすればいいか。

これは「オートフィル」を使えば簡単にできます。

 

1行おきに罫線を引く方法

【手順1】
1行目と2行目の間に罫線を引く。

Excel

【手順2】
罫線を挟むように2行を選択。

Excel

【手順3】
選択した範囲の右下(この例ではD2セルの右下)にマウスを合わせて
下方向にドラッグ(オートフィル)。

Excel

これで1行おきに罫線が引けました!カンタンですね。

 

データが入っている場合は?

でも、最初に罫線を引いたところにデータが入っている場合、オートフィルと同時に、下図のようにデータも一緒にコピーされてしまいます。

データはコピーせずに、罫線だけをコピーしたかったのに…

Excel

そんなときは、ドラッグした後に出てくる「オートフィルオプション」ボタンをクリックし、「書式のみコピー(フィル)」をクリックします。

Excel

罫線のみがコピーされました!

オートフィル、そしてオートフィルオプションをうまく使って、効率的に作業をおこなっていきましょう。

Excel

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Mac Excelで絶対参照は?

Excelでとても大事なポイントである絶対参照、相対参照。

絶対参照とは ”$A$1” のように列・行ともに指定したセルや範囲を固定するもので、相対参照とは ”A1”のようにいずれも固定しないものです。また、複合参照は ”A$1” のように、列・行のいずれかを固定します。

この絶対参照や相対参照をスムーズに使うためには、ショートカットキーの利用が欠かせません。

ここでは Mac Excelのショートカットキーをご説明します。

 

Excelで参照の種類を切り替える

参照の種類($マーク)を切り替えるときに使うキーは、F4キーです。

Mac Excelでも同様なのですが、ファンクションキーを使うためにはキーボードの設定から変更が必要な場合があります。(Mac ExcelでF2やF4を使うには?)

キーボードの設定を変更せずに参照の種類を切り替えたいときはショートカットキーを使いましょう。

 

Mac Excel で参照の種類を変えるショートカットキー

Mac Excel で参照の種類を切り替える時に使うショートカットキーがこちら。

command + T

キーを押すごとに、絶対参照→複合参照(行)→複合参照(列)→相対参照 と切り替わっていきます。

Mac Excel

 

このように絶対参照や複合参照で参照するセルを固定することで、数式をコピーしたときにも指定したセルや範囲を正しく参照することができます。

Excelを使う上で「セルの参照」という概念は必須となりますので、しっかり理解しておきましょう。

 

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