「エクセルはどのぐらい使ってますか？」「関数は使えますか？」
このような感じで、研修にあたって受講者に口頭で Excelスキル を確認するケースもあるかと思います。そんなときには、「Excel研修」のページにある「レベルチェックリスト」を使用するのがおすすめです。初級レベルの方が具体的に何ができて何ができないのかを自分で簡単にチェックすることができます。
「エクセル使えます」といっても、その人によって基準がバラバラなのでなかなか実際に何がどこまでできるのかは見えにくいものです。チェックした結果によって研修内容も調整しやすくなり、限られた時間でより効果的な研修を実施することができます。
さらに詳しくチェックしたい場合は、研修前後のスキルチェックプログラムもあります。対象者のスキルをより詳しく、客観的に見ることができますし、受講者にとっては予習にもなるのでこちらもおすすめです。新入社員研修にも最適です。
ただいまアップナレッジではパソコン研修の講師を募集中です。
エクセル、ワード、パワーポイント研修のメイン講師、アシスタント講師を担当いただきます。ビジネス経験や講師経験がある方、人に教えることが好きな方、お気軽にご連絡下さい。
Mac Excel を使うときに知っておきたい操作をまとめました。WindowsからMacに乗り換えて、WindowsのExcelとの違いになかなか馴染めない方もぜひご覧ください。
Fn + delete
command + Y
command + option + Enter
F2 または control + U
F4 または command + T
いずれもMacでExcelを使う場合には知っておきたい操作です。ぜひ使ってみてください！
※F2 や F4 が使えない場合はこちら
自社会議室等でパソコン研修を実施する際には、事前にいくつか準備をお願いしているものがあります。
パソコン研修の場合は、研修で使用するパソコンやプロジェクタ、または大型のモニタなどを準備頂きますが、その他で以外に忘れがちなのが延長コードです。講師用PCおよびプロジェクタ等も含めた台数分が必要になりますが、座席の配置によっても延長コードの数が変わってきますので、確認が必要です。また、パソコンやモニタによっては、電源プラグが3ピンのものがあるのでこれも確認したいところです。
講師用のPCとプロジェクタ、またはモニタをつなぐためのケーブルも事前に確認しましょう。基本的にはVGAかHDMIのケーブルになります。どのケーブルを使うかは、プロジェクタやモニタの機種によります。
VGAケーブル
HDMIケーブル
研修にあたっては、事前のお打ち合わせ時に上記のような確認も行いますので、不明な点があれば担当者に質問しておきましょう。アップナレッジでは、必要に応じて機器の貸し出しも行っております。ぜひお気軽にご相談下さい。
PowerPointでは、画面の左側にスライドの縮小版が出ています。
でも作業をしているうちに、この左側の部分をあやまって閉じてしまう（非表示にしてしまう）ことがあります。 PowerPoint の操作に慣れていない方は、ちょっと焦ってしまうかもしれません。
そんなときはこちら。
[表示]タブ→「標準」をクリック
分かってしまえば簡単なのですが、いきなり消えると焦りますよね。
このように画面の見た目が突然変わった、という場合は「表示」などのメニューから元に戻すことができるケースが多いので、あわてず探してみましょう。
ExcelやWordの研修を実施するにあたって、社内で使っているOfficeソフトのバージョンを確認する必要があります。現在使われているバージョンは、Windowsなら2007，2010，2013，2016のいずれか、Macなら2011か2016です。
でも、いざ確認しようとしても、どこを見ればいいのかわからないことがあります。
バージョンについてはメニューから確認することもできますが、ExcelやWordの画面の他、アイコンで見分けることもできます。詳細はこちらのページにまとめていますので、もしOfficeのバージョンが分からない場合は参考にしてみて下さい。
Excelで1行おきに罫線を引きたい場合。「罫線」の設定ではそういったことができません。だからといって罫線を引きたいところを１つずつ選択していくのも大変です。
ではどうすればいいか。
これは「オートフィル」を使えば簡単にできます。
【手順1】
1行目と2行目の間に罫線を引く。
【手順2】
罫線を挟むように2行を選択。
【手順3】
選択した範囲の右下（この例ではD2セルの右下）にマウスを合わせて
下方向にドラッグ（オートフィル）。
これで1行おきに罫線が引けました！カンタンですね。
でも、最初に罫線を引いたところにデータが入っている場合、オートフィルと同時に、下図のようにデータも一緒にコピーされてしまいます。
データはコピーせずに、罫線だけをコピーしたかったのに…
そんなときは、ドラッグした後に出てくる「オートフィルオプション」ボタンをクリックし、「書式のみコピー（フィル）」をクリックします。
罫線のみがコピーされました！
オートフィル、そしてオートフィルオプションをうまく使って、効率的に作業をおこなっていきましょう。
PowerPoint や Word で直線や矢印を入れるときは、メニューの「挿入」→「図形」で、直線や矢印を選択してからスライド上でドラッグしますよね。
でも、まっすぐドラッグして直線を引いたたつもりなのに、ほんの少し曲がってしまったりすることがありますね。マウスで微妙な操作をしてもなかなかまっすぐにならずにイライラすることも……。
そんなときどうするか。実はとても簡単に解消できてしまいます。
PowerPointでメニューの「挿入」→「図形」で直線や矢印を選択してから、
Shift キーを押しながらドラッグ
これでまっすぐ線を引くことができます。
簡単に直線が引けて作業スピードもアップ、微妙に曲がってしまうストレスを感じることもありません。
PowerPointの資料もすっきりきれいに作成できますね。
上記でご紹介した方法は、「線を引くとき」の操作です。
すでに配置してある線が傾いている場合はどうしたらよいでしょうか。
そんなときは線を選択して「図形の書式」から「高さ」を “０cm”にしましょう。
これでまっすぐになります。
垂直方向に引いてある線なら、「高さ」ではなく「幅」を調整します。
Excelでとても大事なポイントである絶対参照、相対参照。
絶対参照とは ”$A$1” のように列・行ともに指定したセルや範囲を固定するもので、相対参照とは ”A1”のようにいずれも固定しないものです。また、複合参照は ”A$1” のように、列・行のいずれかを固定します。
この絶対参照や相対参照をスムーズに使うためには、ショートカットキーの利用が欠かせません。
ここでは Mac Excelのショートカットキーをご説明します。
参照の種類（$マーク）を切り替えるときに使うキーは、F4キーです。
Mac Excelでも同様なのですが、ファンクションキーを使うためにはキーボードの設定から変更が必要な場合があります。（Mac ExcelでF2やF4を使うには？）
キーボードの設定を変更せずに参照の種類を切り替えたいときはショートカットキーを使いましょう。
Mac Excel で参照の種類を切り替える時に使うショートカットキーがこちら。
command + T
キーを押すごとに、絶対参照→複合参照（行）→複合参照（列）→相対参照 と切り替わっていきます。
このように絶対参照や複合参照で参照するセルを固定することで、数式をコピーしたときにも指定したセルや範囲を正しく参照することができます。
Excelを使う上で「セルの参照」という概念は必須となりますので、しっかり理解しておきましょう。
ショートカットキーはエクセルやワードの作業効率を上げるために欠かせないポイントのひとつです。しかし、それなりにパソコンを使用している方でも、意外にショートカットキーを使っていないことがあります。
「コピー」「貼り付け」「元に戻す」などの定番ショートカットキーをはじめ、例えばエクセルなら「セルの書式設定」のショートカットキーも必須といえます。
慣れていないと「マウスで右クリックして…」とやったほうが速いと感じるかもしれませんが、ショートカットキーを使った方が速いのは言うまでもありません。また、上記に挙げた「コピー」や「貼り付け」「元に戻す」は、多くのアプリケーションで共通であることから考えても、それだけ頻繁に行う作業であり、作業効率への影響も大きいものだと言えます。
一人ひとりの作業効率を少し上げることで、全体の作業効率が大きく上がります。ここで大事なことは、パソコンでの資料作成に時間を使うのではなく、顧客対応や営業活動などに多くの時間を使えるようにすることです。
ショートカットキーは難しいものではありません。初心者の方もすぐに身に付けることができます。効率的に作業を進めるためにも、ショートカットキーを活用していきましょう。
