ExcelやWordの研修を実施するにあたって、社内で使っているOfficeソフトのバージョンを確認する必要があります。現在使われているバージョンは、Windowsなら2007，2010，2013，2016のいずれか、Macなら2011か2016です。
でも、いざ確認しようとしても、どこを見ればいいのかわからないことがあります。
バージョンについてはメニューから確認することもできますが、ExcelやWordの画面の他、アイコンで見分けることもできます。詳細はこちらのページにまとめていますので、もしOfficeのバージョンが分からない場合は参考にしてみて下さい。
Excelで1行おきに罫線を引きたい場合。「罫線」の設定ではそういったことができません。だからといって罫線を引きたいところを１つずつ選択していくのも大変です。
ではどうすればいいか。
これは「オートフィル」を使えば簡単にできます。
【手順1】
1行目と2行目の間に罫線を引く。
【手順2】
罫線を挟むように2行を選択。
【手順3】
選択した範囲の右下（この例ではD2セルの右下）にマウスを合わせて
下方向にドラッグ（オートフィル）。
これで1行おきに罫線が引けました！カンタンですね。
でも、最初に罫線を引いたところにデータが入っている場合、オートフィルと同時に、下図のようにデータも一緒にコピーされてしまいます。
データはコピーせずに、罫線だけをコピーしたかったのに…
そんなときは、ドラッグした後に出てくる「オートフィルオプション」ボタンをクリックし、「書式のみコピー（フィル）」をクリックします。
罫線のみがコピーされました！
オートフィル、そしてオートフィルオプションをうまく使って、効率的に作業をおこなっていきましょう。
Excelでとても大事なポイントである絶対参照、相対参照。
絶対参照とは ”$A$1” のように列・行ともに指定したセルや範囲を固定するもので、相対参照とは ”A1”のようにいずれも固定しないものです。また、複合参照は ”A$1” のように、列・行のいずれかを固定します。
この絶対参照や相対参照をスムーズに使うためには、ショートカットキーの利用が欠かせません。
ここでは Mac Excelのショートカットキーをご説明します。
参照の種類（$マーク）を切り替えるときに使うキーは、F4キーです。
Mac Excelでも同様なのですが、ファンクションキーを使うためにはキーボードの設定から変更が必要な場合があります。（Mac ExcelでF2やF4を使うには？）
キーボードの設定を変更せずに参照の種類を切り替えたいときはショートカットキーを使いましょう。
Mac Excel で参照の種類を切り替える時に使うショートカットキーがこちら。
command + T
キーを押すごとに、絶対参照→複合参照（行）→複合参照（列）→相対参照 と切り替わっていきます。
このように絶対参照や複合参照で参照するセルを固定することで、数式をコピーしたときにも指定したセルや範囲を正しく参照することができます。
Excelを使う上で「セルの参照」という概念は必須となりますので、しっかり理解しておきましょう。
外部に研修を依頼する際、気になるポイントに「どんな講師が担当するのか」があります。
研修は講師の質による部分が大きいのは言うまでもありません。講師の質、といってもいろいろありますが、知識はもちろんのこと、教え方やコミュニケーションスキル、さらには身だしなみや雰囲気といったところも気になるところです。いずれも講師として高い水準にあるべきなのですが、この中で「教え方」についてはチェックする必要があります。
教え方が上手い講師の特徴としては、「説明が分かりやすい」「メリハリがある」「受講者の反応を見てペースを調整する」などが挙げられます。これらは講師のスキルとして必要なものです。ただ、研修内容によっては「講師によって教え方が微妙に違う」ということもあります。
たとえばExcelで言うと、関数を入力するときに直接、式を入力していく方法と、関数のダイアログボックスを使う方法があります。ある講師は直接、式を入力していくやり方で教え、別の講師はダイアログボックスを使うやり方で教える、といった違いはよくあることです。もちろんどちらも正しいやり方ではありますので、これは講師ごとの考え方とかポリシーの違いとも言えるのですが、重要なことは、あくまでも受講者（もしくは顧客企業）にとって最適なやり方かどうかであり、その点を講師が理解しているかどうかです。
ビジネススキルの研修についても同様です。新人向けのビジネスマナー研修をどのようなものにするかも講師の考え方によって変わってくる場合があります。とにかく最初が肝心とばかり、やたらと厳しく指導するタイプの講師もいますし、顧客企業の文化や考え方、あるいは時代に合わせて指導するタイプもいます。
こういった点について「研修会社は講師に教え方を指示していないの？」と思われるかもしれませんが、研修会社によっては、担当する講師におおまかなカリキュラムだけ指示してあとはお任せ、というケースもよくあることです。
もしどの研修会社に依頼するか検討中であれば、まずは担当者にどんどん要望を伝え、質問することが大切です。担当者がしっかりとニーズを把握して講師に正確に伝えることができるかどうか。よい担当者は企業のニーズをふまえて講師をアサインすることができます。より効果的な研修を行うためにも、まずは担当者の対応を見極めたいところです。
ショートカットキーはエクセルやワードの作業効率を上げるために欠かせないポイントのひとつです。しかし、それなりにパソコンを使用している方でも、意外にショートカットキーを使っていないことがあります。
「コピー」「貼り付け」「元に戻す」などの定番ショートカットキーをはじめ、例えばエクセルなら「セルの書式設定」のショートカットキーも必須といえます。
慣れていないと「マウスで右クリックして…」とやったほうが速いと感じるかもしれませんが、ショートカットキーを使った方が速いのは言うまでもありません。また、上記に挙げた「コピー」や「貼り付け」「元に戻す」は、多くのアプリケーションで共通であることから考えても、それだけ頻繁に行う作業であり、作業効率への影響も大きいものだと言えます。
一人ひとりの作業効率を少し上げることで、全体の作業効率が大きく上がります。ここで大事なことは、パソコンでの資料作成に時間を使うのではなく、顧客対応や営業活動などに多くの時間を使えるようにすることです。
ショートカットキーは難しいものではありません。初心者の方もすぐに身に付けることができます。効率的に作業を進めるためにも、ショートカットキーを活用していきましょう。
アップナレッジでは、IT研修の実施後にフォローアップ研修を実施しています。研修終了後、後日フォローアップ研修を実施することで、業務の中で気づいた点を質問をしたり、受講者間のスキルのバラつきを補完したりできます。
1日研修の場合は特に効果的です。1日研修では反復して学ぶことはなかなか難しいものです。そこで時間を空けてフォローアップ研修を実施することで、受講者は自分の中で整理し、理解を深めることができるので、スキルの定着につながります。
無償フォローアップ研修のプログラムは、企業の研修ご担当者様からも好評を頂いています。やはり、1回きりの研修でどこまで効果が出るか、ということは研修のご担当者様としても気になるものです。研修の目的とゴールを明確にしたうえで準備を進め、研修を実施するといったことは行っているものの、意外に研修終了後は特に何もしていない、というケースもよく聞きます。
研修終了後にプラスαを行うことで、研修効果が高まり、さらに今後の研修計画にも大きく役立っていきます。フォローアップ研修の実施は、限られた時間で研修効果を上げるためにとても有効な方法です。
また、新入社員研修のフォローアップ研修も人気です。入社時の研修で基礎を固めることはできても、具体的なイメージは湧きにくいものです。そこで、実際の業務に就いてからあらためてスキルの確認を行うことが大事になります。
研修後、少し間を空けてからのフォローアップ研修はぜひおすすめしたいところです。
入社時の研修としてビジネスマナー研修とExcel, Word基礎研修を各1日で実施しました。
新卒の方でしたが、怪我により入社が遅れてしまったとのことで、今回1名様にてマンツーマンでの研修実施となりました。
ビジネスマナーについては、始めはやはり電話応対が難しいと感じた様子です。メモを取りながら落ち着いて、とは言うもの、どうしても緊張したり焦ったりしてしまうようです。
それでも何回か繰り返しロールプレイを実施しているうちに、だいぶ慣れてきたようで、ひと通りスムーズにやり取りできるようになりました。
顔の見えない電話でのやり取りは難しいものです。新卒の方の場合は、実際に業務に就いていない状況ですから、さらに難しいとものだと思いますが、基本的な流れを把握しておけば、あとは実践で慣れるだけです。基礎を固めてスムーズなスタートを切れるようにしたいものです。
中途入社の方向けの研修を実施しました。ビジネスマナー研修とExcel, Word基礎研修で計3日間です。
「 中途入社なのにビジネスマナー研修？」と思われたかもしれません。たしかに受講者の方々は他企業で数年の実務経験があるので、社会人としての基礎はできています。ただ、これまでの職種によっては、名刺交換であったり電話応対であったり、もしくは他社への訪問といった経験があまりない人もいるため、ビジネスマナー研修を実施することがよくあります。
特に異業種からの転職や異なる職種へのチャレンジとなる場合は、それまでに経験していなかった部分を補うという意味合いでの依頼も多いものです。この点では受講者の方も不安に思っていることが多いので、研修の要望は強くあるようです。
ExcelをはじめとするPCスキルも同様です。たとえばExcelを使う機会があまり無い接客のお仕事から事務系のお仕事に転職となると、基礎の研修が必要になってきます。
また、今回実施した企業では、これまでの経験に期待しながらもしっかりと育成していきたいという考えから、研修に力を入れているようです。
ビジネススキルとPCスキルは業種や規模によらず必要とされる基礎スキルです。受講者の方々からも「あいまいなところが明確になった」「不安が解消された」といった声は毎回聞かれます。
スムーズなスタートのためにも、 中途入社 の方にも基礎研修を実施することは非常に有効だと思います。
Officeソフトをはじめとするパソコンでの仕事は、作業のスピードも重要です。
操作自体はちょっとしたことですが、よくある作業だけに知っているか知らないかで作業時間も大きく変わってきます。効率的な作業に欠かせないショートカットキーも含めて、少しでも効率的に作業を進めることが大事です。
日常的にExcelを使っている人でも、研修の中で聞いてみると「元に戻す」のショートカットキー（Ctrl+Z）を使っていないケースが意外に多かったりします。また、Excelで言うと非常に使用頻度の高い「セルの書式設定」（Ctrl+1）あたりはほとんど使われていません。いずれもよく使うものなので、作業時間への影響はかなりのものです。
ビジネス向けの研修では、基本的な操作や考え方に加え、いかに効率的に作業を行うかを重視しています。本来、PCでの作業は最小限にして、顧客対応や営業活動、企画などに時間を使うべきです。そのためにも効率的な操作を身に付けて頂きたいと考えています。
※例で挙げた操作方法は以下になります。
多くの企業で行っている通年採用。経験者採用や第二新卒の採用など、いろんなケースがあります。異業種間での転職もよくありますし、これまでの経験を活かして新たな職種にチャレンジすることもあります。
即戦力を期待しての採用の場合、文字通りすぐに活躍してほしいところではありますが、やはり業種や企業ごとの文化もあるので、入社時には何らかの研修を実施するケースがほとんどです。社内各部署の説明の他、異業種からの転職や第二新卒の場合は、基礎スキルの研修などを行うことも少なくないようです。
企業での実務経験があるとはいえ、ビジネスマナーやPCスキルが自社の求める水準にあるかどうかは分かりません。そのため、入社時にあらためて基礎スキルの研修を実施するわけですが、実際に研修を実施してみると意外に抜けている部分があったり、曖昧な部分が見えてくることもあります。
ビジネスマナーについては、職種によっては電話応対や来客対応、名刺交換などを今までやったことがない、ということも多々あります。ある程度の規模の会社になると個々の役割がはっきり分かれていることもあり、むしろ「ひととおりなんでもできます」という人の方が少ないでしょう。
PCスキルについても同様です。「既存のExcelシートに入力していただけ」「Wordで簡単な文書を作っていたぐらい」など、業務の中でなんとなく使っていたという人も多く、自分のスキルに不安を持っているという声も聞きます。
研修を実施すると、受講者は自分の分かっているところ、そうでないところがはっきりします。そして自分の今のスキルが分かればこれからやるべきことも見えてきます。また、自分の経験を振り返り、スキルを確認するよい機会とも言えます。
経験を活かして、本当に即戦力として活躍してもらうために、ビジネスマナーもPCスキルも研修を通じて早い段階で不安を無くしていきましょう。
