PowerPointで画面の左側が消えたときは…
PowerPointでは、画面の左側にスライドの縮小版が出ています。
でも作業をしているうちに、この左側の部分をあやまって閉じてしまう（非表示にしてしまう）ことがあります。 PowerPoint の操作に慣れていない方は、ちょっと焦ってしまうかもしれません。
そんなときはこちら。
[表示]タブ→「標準」をクリック
分かってしまえば簡単なのですが、いきなり消えると焦りますよね。
このように画面の見た目が突然変わった、という場合は「表示」などのメニューから元に戻すことができるケースが多いので、あわてず探してみましょう。
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Excelで1行おきに罫線を引く
実はカンタン！ Excelで1行おきの罫線
Excelで1行おきに罫線を引きたい場合。「罫線」の設定ではそういったことができません。だからといって罫線を引きたいところを１つずつ選択していくのも大変です。
ではどうすればいいか。
これは「オートフィル」を使えば簡単にできます。
1行おきに罫線を引く方法
【手順1】
1行目と2行目の間に罫線を引く。
【手順2】
罫線を挟むように2行を選択。
【手順3】
選択した範囲の右下（この例ではD2セルの右下）にマウスを合わせて
下方向にドラッグ（オートフィル）。
これで1行おきに罫線が引けました！カンタンですね。
データが入っている場合は？
でも、最初に罫線を引いたところにデータが入っている場合、オートフィルと同時に、下図のようにデータも一緒にコピーされてしまいます。
データはコピーせずに、罫線だけをコピーしたかったのに…
そんなときは、ドラッグした後に出てくる「オートフィルオプション」ボタンをクリックし、「書式のみコピー（フィル）」をクリックします。
罫線のみがコピーされました！
オートフィル、そしてオートフィルオプションをうまく使って、効率的に作業をおこなっていきましょう。
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PowerPointでまっすぐ線を引く
PowerPointで線を引くときに必須の操作
PowerPoint や Word で直線や矢印を入れるときは、メニューの「挿入」→「図形」で、直線や矢印を選択してからスライド上でドラッグしますよね。
でも、まっすぐドラッグして直線を引いたたつもりなのに、ほんの少し曲がってしまったりすることがありますね。マウスで微妙な操作をしてもなかなかまっすぐにならずにイライラすることも……。
そんなときどうするか。実はとても簡単に解消できてしまいます。
PowerPointでまっすぐ線を引く！
PowerPointでメニューの「挿入」→「図形」で直線や矢印を選択してから、
Shift キーを押しながらドラッグ
これでまっすぐ線を引くことができます。
簡単に直線が引けて作業スピードもアップ、微妙に曲がってしまうストレスを感じることもありません。 PowerPointの資料もすっきりきれいに作成できます。
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研修講師もいろいろ
外部に研修を依頼する際、気になるポイントに「どんな講師が担当するのか」があります。
研修は講師の質による部分が大きいのは言うまでもありません。講師の質、といってもいろいろありますが、知識はもちろんのこと、教え方やコミュニケーションスキル、さらには身だしなみや雰囲気といったところも気になるところです。いずれも講師として高い水準にあるべきなのですが、この中で「教え方」についてはチェックする必要があります。
教え方が上手い講師の特徴としては、「説明が分かりやすい」「メリハリがある」「受講者の反応を見てペースを調整する」などが挙げられます。これらは講師のスキルとして必要なものです。ただ、研修内容によっては「講師によって教え方が微妙に違う」ということもあります。
たとえばExcelで言うと、関数を入力するときに直接、式を入力していく方法と、関数のダイアログボックスを使う方法があります。ある講師は直接、式を入力していくやり方で教え、別の講師はダイアログボックスを使うやり方で教える、といった違いはよくあることです。もちろんどちらも正しいやり方ではありますので、これは講師ごとの考え方とかポリシーの違いとも言えるのですが、重要なことは、あくまでも受講者（もしくは顧客企業）にとって最適なやり方かどうかであり、その点を講師が理解しているかどうかです。
ビジネススキルの研修についても同様です。新人向けのビジネスマナー研修をどのようなものにするかも講師の考え方によって変わってくる場合があります。とにかく最初が肝心とばかり、やたらと厳しく指導するタイプの講師もいますし、顧客企業の文化や考え方、あるいは時代に合わせて指導するタイプもいます。
こういった点について「研修会社は講師に教え方を指示していないの？」と思われるかもしれませんが、研修会社によっては、担当する講師におおまかなカリキュラムだけ指示してあとはお任せ、というケースもよくあることです。
もしどの研修会社に依頼するか検討中であれば、まずは担当者にどんどん要望を伝え、質問することが大切です。担当者がしっかりとニーズを把握して講師に正確に伝えることができるかどうか。よい担当者は企業のニーズをふまえて講師をアサインすることができます。より効果的な研修を行うためにも、まずは担当者の対応を見極めたいところです。
ショートカットキーのすすめ
意外に使っていない？ショートカットキー
ショートカットキーはエクセルやワードの作業効率を上げるために欠かせないポイントのひとつです。しかし、それなりにパソコンを使用している方でも、意外にショートカットキーを使っていないことがあります。
「コピー」「貼り付け」「元に戻す」などの定番ショートカットキーをはじめ、例えばエクセルなら「セルの書式設定」のショートカットキーも必須といえます。
- Ctrl+C コピー
- Ctrl+V コピー
- Ctrl+Z 元に戻す
- Ctrl+1 セルの書式設定（エクセル）
慣れていないと「マウスで右クリックして…」とやったほうが速いと感じるかもしれませんが、ショートカットキーを使った方が速いのは言うまでもありません。また、上記に挙げた「コピー」や「貼り付け」「元に戻す」は、多くのアプリケーションで共通であることから考えても、それだけ頻繁に行う作業であり、作業効率への影響も大きいものだと言えます。
一人ひとりの作業効率を少し上げることで、全体の作業効率が大きく上がります。ここで大事なことは、パソコンでの資料作成に時間を使うのではなく、顧客対応や営業活動などに多くの時間を使えるようにすることです。
ショートカットキーは難しいものではありません。初心者の方もすぐに身に付けることができます。効率的に作業を進めるためにも、ショートカットキーを活用していきましょう。
研修後のフォローアップを
アップナレッジでは、IT研修の実施後にフォローアップ研修を実施しています。研修終了後、後日フォローアップ研修を実施することで、業務の中で気づいた点を質問をしたり、受講者間のスキルのバラつきを補完したりできます。
1日研修の場合は特に効果的です。1日研修では反復して学ぶことはなかなか難しいものです。そこで時間を空けてフォローアップ研修を実施することで、受講者は自分の中で整理し、理解を深めることができるので、スキルの定着につながります。
無償フォローアップ研修のプログラムは、企業の研修ご担当者様からも好評を頂いています。やはり、1回きりの研修でどこまで効果が出るか、ということは研修のご担当者様としても気になるものです。研修の目的とゴールを明確にしたうえで準備を進め、研修を実施するといったことは行っているものの、意外に研修終了後は特に何もしていない、というケースもよく聞きます。
研修終了後にプラスαを行うことで、研修効果が高まり、さらに今後の研修計画にも大きく役立っていきます。フォローアップ研修の実施は、限られた時間で研修効果を上げるためにとても有効な方法です。
また、新入社員研修のフォローアップ研修も人気です。入社時の研修で基礎を固めることはできても、具体的なイメージは湧きにくいものです。そこで、実際の業務に就いてからあらためてスキルの確認を行うことが大事になります。
研修後、少し間を空けてからのフォローアップ研修はぜひおすすめしたいところです。
入社時研修を実施しました
入社時の研修としてビジネスマナー研修とExcel, Word基礎研修を各1日で実施しました。
新卒の方でしたが、怪我により入社が遅れてしまったとのことで、今回1名様にてマンツーマンでの研修実施となりました。
ビジネスマナーについては、始めはやはり電話応対が難しいと感じた様子です。メモを取りながら落ち着いて、とは言うもの、どうしても緊張したり焦ったりしてしまうようです。
それでも何回か繰り返しロールプレイを実施しているうちに、だいぶ慣れてきたようで、ひと通りスムーズにやり取りできるようになりました。
顔の見えない電話でのやり取りは難しいものです。新卒の方の場合は、実際に業務に就いていない状況ですから、さらに難しいとものだと思いますが、基本的な流れを把握しておけば、あとは実践で慣れるだけです。基礎を固めてスムーズなスタートを切れるようにしたいものです。
中途入社でビジネスマナーもExcelも
中途入社の方向けの研修を実施しました。ビジネスマナー研修とExcel, Word基礎研修で計3日間です。
「 中途入社なのにビジネスマナー研修？」と思われたかもしれません。たしかに受講者の方々は他企業で数年の実務経験があるので、社会人としての基礎はできています。ただ、これまでの職種によっては、名刺交換であったり電話応対であったり、もしくは他社への訪問といった経験があまりない人もいるため、ビジネスマナー研修を実施することがよくあります。
特に異業種からの転職や異なる職種へのチャレンジとなる場合は、それまでに経験していなかった部分を補うという意味合いでの依頼も多いものです。この点では受講者の方も不安に思っていることが多いので、研修の要望は強くあるようです。
ExcelをはじめとするPCスキルも同様です。たとえばExcelを使う機会があまり無い接客のお仕事から事務系のお仕事に転職となると、基礎の研修が必要になってきます。
また、今回実施した企業では、これまでの経験に期待しながらもしっかりと育成していきたいという考えから、研修に力を入れているようです。
ビジネススキルとPCスキルは業種や規模によらず必要とされる基礎スキルです。受講者の方々からも「あいまいなところが明確になった」「不安が解消された」といった声は毎回聞かれます。
スムーズなスタートのためにも、 中途入社 の方にも基礎研修を実施することは非常に有効だと思います。
Access研修：DBの基礎から
某外資系企業にてAccess研修を実施しています。
今回はAccess研修と言っても、AccessとExcelを使ってレポートを作成する業務の改善が目的です。しかしながら、これまでは担当者の方（今回の受講者のひとり）が独学でAccessを学びながら、既存の仕組みをあれこれしてなんとかやっている、という状況とのことでしたので「データベースの基本から確認しましょう」ということになりました。
DBの基本とひと言でいっても、要件定義やら物理設計の話が出てくるわけですので少し専門的な話になる部分もあります。それでもやはり、複雑なレポートを作成するためには、DBの基本的な設計の流れや考え方を押さえておかないとうまくいかないので、ひととおり研修に組み込んで実施しています。
ただ、受講者の方々はすでにAccessを使っているため、DBの話もイメージがしやすい様子で、講義自体もスムーズに進んでいます。
通常、Access基礎では「テーブルとは、クエリとは、Accessの画面はこのようになっていて、このように操作する」などが中心になりますが、今回のようにDB基礎から進める場合もあります。
ちなみに今回のAccess研修は2時間×6回のコースで組み立てています。
アップナレッジの研修では、業務上の課題や設定するゴールによって柔軟にカリキュラムを調整していきますので、お気軽にご要望をお寄せ下さい。
