PCスキルアップ

中途入社でビジネスマナーもExcelも

中途入社 研修

中途入社の方向けの研修を実施しました。ビジネスマナー研修とExcel, Word基礎研修で計3日間です。

「 中途入社なのにビジネスマナー研修？」と思われたかもしれません。たしかに受講者の方々は他企業で数年の実務経験があるので、社会人としての基礎はできています。ただ、これまでの職種によっては、名刺交換であったり電話応対であったり、もしくは他社への訪問といった経験があまりない人もいるため、ビジネスマナー研修を実施することがよくあります。

特に異業種からの転職や異なる職種へのチャレンジとなる場合は、それまでに経験していなかった部分を補うという意味合いでの依頼も多いものです。この点では受講者の方も不安に思っていることが多いので、研修の要望は強くあるようです。

ExcelをはじめとするPCスキルも同様です。たとえばExcelを使う機会があまり無い接客のお仕事から事務系のお仕事に転職となると、基礎の研修が必要になってきます。
また、今回実施した企業では、これまでの経験に期待しながらもしっかりと育成していきたいという考えから、研修に力を入れているようです。

ビジネススキルとPCスキルは業種や規模によらず必要とされる基礎スキルです。受講者の方々からも「あいまいなところが明確になった」「不安が解消された」といった声は毎回聞かれます。

スムーズなスタートのためにも、 中途入社 の方にも基礎研修を実施することは非常に有効だと思います。

>>新入社員研修向けPC研修
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法人研修のアップナレッジ

Access研修：DBの基礎から

某外資系企業にてAccess研修を実施しています。

今回はAccess研修と言っても、AccessとExcelを使ってレポートを作成する業務の改善が目的です。しかしながら、これまでは担当者の方（今回の受講者のひとり）が独学でAccessを学びながら、既存の仕組みをあれこれしてなんとかやっている、という状況とのことでしたので「データベースの基本から確認しましょう」ということになりました。

DBの基本とひと言でいっても、要件定義やら物理設計の話が出てくるわけですので少し専門的な話になる部分もあります。それでもやはり、複雑なレポートを作成するためには、DBの基本的な設計の流れや考え方を押さえておかないとうまくいかないので、ひととおり研修に組み込んで実施しています。

ただ、受講者の方々はすでにAccessを使っているため、DBの話もイメージがしやすい様子で、講義自体もスムーズに進んでいます。

通常、Access基礎では「テーブルとは、クエリとは、Accessの画面はこのようになっていて、このように操作する」などが中心になりますが、今回のようにDB基礎から進める場合もあります。

ちなみに今回のAccess研修は2時間×6回のコースで組み立てています。

アップナレッジの研修では、業務上の課題や設定するゴールによって柔軟にカリキュラムを調整していきますので、お気軽にご要望をお寄せ下さい。

Access研修

>>Access研修はこちら

法人研修ならアップナレッジ

効率のよい操作を学ぶ

Officeソフトをはじめとするパソコンでの仕事は、作業のスピードも重要です。

  • Excelで列を入れ替えるには？
  • PowerPointで直線を引くには？
  • Mac Excelで絶対参照にするには？

操作自体はちょっとしたことですが、よくある作業だけに知っているか知らないかで作業時間も大きく変わってきます。効率的な作業に欠かせないショートカットキーも含めて、少しでも効率的に作業を進めることが大事です。

日常的にExcelを使っている人でも、研修の中で聞いてみると「元に戻す」のショートカットキー（Ctrl+Z）を使っていないケースが意外に多かったりします。また、Excelで言うと非常に使用頻度の高い「セルの書式設定」（Ctrl+1）あたりはほとんど使われていません。いずれもよく使うものなので、作業時間への影響はかなりのものです。

ビジネス向けの研修では、基本的な操作や考え方に加え、いかに効率的に作業を行うかを重視しています。本来、PCでの作業は最小限にして、顧客対応や営業活動、企画などに時間を使うべきです。そのためにも効率的な操作を身に付けて頂きたいと考えています。

※例で挙げた操作方法は以下になります。

  • Excelで列を入れ替えるには？：Shiftキーを押しながら列全体をドラッグ。
  • PowerPointで直線を引くには？：線を引くときにShiftキーを押しながらドラッグ。
  • Mac Excelで絶対参照にするには？：2011ではcommand+T、2016ではF4キー。

Macの研修もやってます

アップナレッジでは、Macの研修も実施しています。

Windowsしか使ったことがないのでMacの基本操作を知りたい、Macでエクセルを覚えたいといったご要望にお応えします。WindowsユーザーがMacに移行するときなどは、キーボードの違いやファイルやフォルダの操作に意外に戸惑うものです。Mac版のエクセル2011ではショートカットキーの違いも多く、作業にストレスを感じることも。
社内でMacが標準となっている企業や事務所など、新人研修にもぴったりです。

■Mac対応の研修メニュー

Mac研修

Excel 2016 for Macも研修できます

アップナレッジの法人研修ではMac版のエクセルも対応しています。もちろん最新バージョンであるExcel 2016 for Macでの研修も可能です。

この2016は前バージョンであるExcel for Mac 2011に比べて、画面もWindows版にかなり近づきました。

Excel2016Mac　Excel2011Mac

>>Officeのバージョンについてはこちら

そしてショートカットキーもWindowsと同様になっているものがあります。例えばこんなものです。

  • 参照形式の切り替え　F4キー(2011は”command + T” ）
  • セルの編集　F2キー(2011は”control + U” ）

これまで、WindowsからMacに変更すると戸惑うことが多かったと思いますが、2016になってWindowsに近づいたことで、抵抗が少なくなるかもしれません。（逆にこれまで2011バージョンを使ってきた方は戸惑うかもしれませんが…。）

Mac版のExcelがWindowsに近づいたといっても、研修を実施する場合はやはりMacで受講したいところです。さらに言えば普段使っているMacで受講するのがベストです。Windows同様にMacで研修を実施できますので、2011からの移行や新入社員研修など、Macでのエクセル研修のご相談もお気軽にご連絡下さい。

※2016年4月の新入社員研修では、この2016による研修もいくつか実施しました。ただ、研修の中で何回か「エクセルが落ちた…」とか「動作が重い…」といった声もありました。演習で使っていたファイル自体は特に重いわけでもなかったのですが、まだ若干不安定な部分もあるようです。

Excelスキルの目安は

Excelが使えるかどうか

Excelの研修を実施するにあたって、受講者の方々のExcelスキルレベルをある程度確認する必要があります。そしてスキルレベルの目安として、よく挙げられる項目のひとつに「VLOOKUPが使えるかどうか」があります。VLOOKUPが使えると初級レベルはクリアしているという判断です。

Excelスキル

VLOOKUPが使える人は、基本的な操作や数式の入力、関数の基本はできていると言えますので、研修を実施するとしても、中級編からで問題ありません。（独学で進めてきたので基礎から確認したい、というケースもありますが）

逆に言えば「VLOOKUPは使ったことがない」「使ったことはあるけどあまり自信がない」という方は初級者レベルということになります。ですので、初級者レベルの方がスキルアップを目指す場合「VLOOKUPを使えるようにする」というゴールを設定することも多いわけです。でもなぜVLOOKUPなのでしょうか。

これは、VLOOKUPが実務で非常によく使われる関数であることに加え、VLOOKUPの引数を理解しているということは、他のいろいろな関数を利用するためのベースができていると言えるからだと思います。また、ExcelでイメージしやすいSUMなどの「計算」と違って、「検索」という概念になるので、Excelの関数を理解するステップとしてもちょうどいいのかと思われます。

Excelスキル 中級レベルになるためには

Excelスキル

VLOOKUPが使えるようになると、ひとまず初級レベルはクリアと言えますが、もう少しステップアップするためには何が必要となるのか。関数やピボットテーブルなど、いろいろありますが、考え方としてひとつ挙げたいことは、「作業用のセル（または行や列）を使えるかどうか」です。

この「作業用のセル」を使うという考え方は、Excelを使用するうえで非常に重要になってきます。ごく簡単な例で言うと、消費税を計算するのに「=A1*0.08」とするのか、「=A1*B1」としてB1セルに”8％”と入れておくか、です。

これは、セル参照というExcelの基本概念をしっかり理解できているかどうかの目安になります。この点はExcelの根本的な考え方につながりますし、実務でも大きなポイントになってきます。

単に関数の使い方やExcelの機能を覚えるのとは違って、より実践的な考え方になってくるため、初級レベルからのステップアップにはこのあたりを組み込むのがよいかと思います。

Excelスキル アップのための講習

MacでもExcel研修を受講できます

アップナレッジではMacによる研修も受付中です。ご要望の多いExcelをはじめ、PowerPointやメール研修も行っています。

Mac版のExcel研修もお任せ下さい

Excel研修を行っている研修会社はたくさんありますが、Mac版のExcelとなると、非常に少数となります。またMacに関しては、WindowsとMacの違いはもちろんのこと、Office for Macでも2011と2016での違いなどもあり、Windows版のようにカスタマイズができないケースもあるようです。

アップナレッジでは、機能やメニューはもちろん、ショートカットキーなども解説していますので、MacユーザーにもWindowsユーザーと同じように効果的な研修となっています。

WindowsからMacに移行したユーザーも安心です

WindowsからMacに移行した方は、はじめは戸惑うことも多いものです。

ショートカットキーで言うと、たとえばOffice for Mac 2011の場合、

  • WindowsのExcelでセル参照の切り替えは”F4キー”ですが、Macでは”command + T”
  • WindowsのExcelでセルの編集は”F2キー”ですが、Macでは”command + U”

など、Windows版と異なる点もいろいろとあるため、Windowsに慣れている人にとってその違いは日々の作業に大きく影響します。また、それらの違いをひとつひとつ確認していくことも大変です。

他にもどうしても操作性が変わってくる部分もありますので、やはり業務でMacを使っているのであれば、Macで研修を行うのがベストであることは言うまでもありません。Macでも効率的にExcelを使っていきたいものです。