PowerPoint

スマートにPowerPointを使いましょう

力技でパワーポイントを使っていませんか?

  • 文章の先頭を揃えるために半角スペースや全角スペースを駆使している
    (でも微妙にズレている)
  • 図形の配置をひとつずつ整えている
    (でも微妙にズレている)
  • 各スライドの見出しを1ページずつ整えている
    (でも途中でめんどくさくなって結局整っていない)
  • スライド番号を見えなくしたいので上に図形を被せて隠している
    (でも隠しきれていないところがある)
  • ひたすらコピペしている
    (他にやり方を知らないので仕方ない)

パワーポイントでは図形やテキストボックスを自由に配置できるので、ある程度は力技でもできてしまいます。多少、作業効率が悪くてもとりあえず資料ができればいいや、という考え方もあるかもしれません。

たしかに出来上がった資料を見る限りは、どのように作っていたかは分からないし、資料として体裁が整っていればよいとも言えます。資料は中身が大事だ、というのも全くもって正しい話です。

パワーポイントの資料を力技で作ると…

ただ、力技で作った資料には大きな問題があります。

それは「編集が大変」ということです。

パワーポイントで作成したファイルはほとんどの場合で「保存」しておきますよね。なぜ保存しておくかと言えば、「また使うかもしれない」からです。同じような資料を作る場合は、既存のファイルを使い回すほうがラクです。毎回イチから作っていたら大変ですし。

以前作ったファイルやチームの誰かが作ったファイルを使おうとしたとき、そのパワーポイントファイルが力技で作られていたとしたらどうなるか。結局、前述のような非効率な方法で作業を進めることになります。

力技で作っているというのはどういうことかというと、「パワーポイントの機能を使っていない」ということです。

パワーポイントの機能を使っていないから編集作業が大変なのです。逆に言えばパワーポイントの機能をしっかり使えば編集作業がラクになるということです。

たとえば箇条書きや段落番号の機能を使えば、項目の順番を変えるときもラクですし、インデントの機能を使えば文章の先頭もすっきりキレイに揃えられます。スライドマスターの機能を使えば各スライドに共通する部分を一括で変更できますし、スライド番号の設定も簡単にできるようになります。

ファイルは使い回すもの

ファイルは使い回すということを前提に考えると、もしチームの全員がパワーポイントの機能をしっかり使って資料を作っていたとしたら、チーム全体の作業効率は大きく上がるはずです。

もちろんパワーポイントをスマートに使うためには、パワーポイントの機能を理解する必要がありますが、覚えてしまえばずっと使えるスキルなので、早い段階で身につけておきたいところです。

 

資料作成の基本からパワーポイントの操作まで学べる PowerPoint 研修

PowerPoint 研修

 

PowerPoint のセンス?

PowerPoint の研修でよく「自分にはセンスがないから…」という声を聞きます。

センスがないからキレイな資料が作れない、ということなのですが、ニュアンスとしては「自分には(生まれ持った)センスがない」という話です。でも資料作成において生まれ持ったセンスは必要ありません。

資料の中身が大事なことはもちろんですが、見た目の部分はある程度「ルール」に沿って作ればそれなりものが出来上がります。少なくとも見た目がイマイチな資料になることはありません。裏を返せば、見た目がイマイチな資料はルールを守っていないと言えます。

ではルールとは何か。例えば下記のようなポイントが挙げられます。

  • 統一感
  • シンプルにする
  • 使う色を絞る

いずれもごく基本的なルールになります。それぞれ簡単に説明します。

統一感

PowerPoint 研修

統一感とは「揃える」ということです。配置やフォントなどを揃えることで統一感のある資料になります。

図形や画像、テキストボックスなど(これらをオブジェクトと言います)は、PowerPoint の機能にあるオブジェクトの配置や整列を使えばきれいに揃えることができます。さらにスライド全体を通して統一感のある資料にするために「スライドマスター」の機能を使えばばっちりです。

シンプルにする

パワーポイント研修シンプルにするというのは「省く」ということです。グラフや表で不要な線を省いたり、あまり意味のない画像を省いたり、といったことが挙げられます。このあたりは言い方を変えると「無くていいものは無くす」ということになります。

また、記載する情報についても不要なものは省きます。情報の取捨選択は難しいところですが、あくまでも資料の目的に沿って必要なものを絞り込んでいくという考え方です。これは資料全体の構成の話でもありますが、結果的に資料の見た目にも大きく影響してきます。

使う色を絞る

PowerPoint 研修基本は3色程度に抑えるのがベターです。多くの場合、ベースとなるカラーは文字の色が黒かグレー、背景色が白となります。メインとなる色は会社のコーポレートカラーやブランドカラーなど、自ずと決まってくるはずです。そしてメインカラーの補色としてアクセントカラーを使います。

もし複数の要素を色分けして示したい、という場合は、色のトーンを揃えることでまとまりを保つことができます。これは PowerPoint にもあるカラーパレットで、同じ行や同じ列にある色を使っていけばOKです。

PowerPoint 研修

いくつかポイントを挙げましたが、前述のとおりこれらはいずれも「ルール」です。配置を揃えるとか、不要な線を省くとか、色を使いすぎないといったところは、ある程度、機械的にできるものです。持って生まれたセンスが必要な部分ではありません。まずはこれらのルールに沿ってスライドを作っていけば大丈夫です。他の人が作ったスライドなども見てみるとよいかと思います。

PowerPoint には統一感のある資料を作るための機能もいろいろあります。デザインのルールとあわせて PowerPoint での資料作成スキルを上げていきましょう。

資料作成の基本からパワーポイントの操作まで学べる PowerPoint 研修

PowerPoint研修

 

PowerPointで大事なポイント

PowerPoint の操作において大事なポイントはなんでしょうか。 PowerPoint にはいろいろな機能がありますが、プレゼンの資料を作るという意味では、あまり細かい部分を気にしなくてもなんとなく作れてしまうこともあるかと思います。

でも、やっぱり PowerPoint が持っている機能をしっかり使うことで良い点がたくさんあります。

たとえばスライドマスター。統一感のある資料を作るために、また効率的に作業を進めるためには欠かせない機能のひとつです。スライドマスターは「テーマ」も含めて理解する必要がありますが、テーマはデフォルトの”Officeテーマ”を使ってもそれほど問題ありません。

ただ、スライドマスターを使うにあたっては「レイアウト」と「プレースホルダー」を理解する必要があります。

そしてこの2つはパワーポイントの基礎で大事なポイントとして挙げられるものです。

PowerPoint の「レイアウト」と「プレースホルダー」

まず「レイアウト」について。デフォルトの”Officeテーマ”では11パターンのレイアウトがあります。”タイトルスライド”,”タイトルとコンテンツ”,”2つのコンテンツ”,”白紙” などです。スライドを作るときはこのレイアウトの中から選んでいきます。これらはカスタマイズもできます。

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レイアウト

それぞれのレイアウトには「プレースホルダー」が配置されています。プレースホルダーは点線の枠の部分のことです。スライドのタイトル(見出し)や本文を入れるためにあらかじめ用意されている場所になります。

PowerPoint 研修

プレースホルダー

 

そして、レイアウトとプレースホルダーはスライドマスターに連動しています。スライドマスターの利用にあたっては、この関係性を理解する必要があります。たとえばスライドマスターでタイトル(見出し)のプレースホルダーのフォントを赤文字にすれば、全てのプレースホルダーのタイトル(見出し)が赤になります。また、”タイトルとコンテンツ”,”2つのコンテンツ” などのレイアウトごとに書式を設定することもできます。

パワーポイント研修

スライドマスター

 

さらに、プレースホルダーは「アウトライン表示」でも連動します。アウトライン表示にすると画面上で資料全体の構成を確認しやすくなります。スライド枚数が多い場合はとても便利です。

パワーポイント研修

アウトライン表示

 

パワーポイントのファイルでスライドマスターやアウトラインを見ると、プレースホルダーを使っているかどうかがはっきり分かります。これらの機能を使わなくても資料は作れますが、実務においてはやっぱり使うべきです。なぜきちんと機能を使った方がいいのかというと、それは「後から編集しやすい」からです。

作成したファイルを今後一切使わないということであれば、力技で作ってしまってもいいのですが、実務においてはそういったケースはほとんどないでしょう。作成したファイルは保存しておき、また同じような資料を作るときに使い回すことが多いはずです。そうなるとパワーポイントの機能をきちんと理解して作ったほうが圧倒的に編集作業がしやすくなります。

レイアウトやプレースホルダーを理解して、スライドマスターなどを使いこなしていくことで作業効率も上がりますし、統一感のある資料も作ることができます。ある程度、パワーポイントやその他のOfficeソフトを使っている人であれば、それほど難しくはありませんので、ぜひパワーポイントの機能を使って資料を作ってみて頂きたいと思います。

資料作成の基本からパワーポイントの操作まで学べる PowerPoint 研修

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