IT研修

効率のよい操作を学ぶ

Officeソフトをはじめとするパソコンでの仕事は、作業のスピードも重要です。

  • Excelで列を入れ替えるには？
  • PowerPointで直線を引くには？
  • Mac Excelで絶対参照にするには？

操作自体はちょっとしたことですが、よくある作業だけに知っているか知らないかで作業時間も大きく変わってきます。効率的な作業に欠かせないショートカットキーも含めて、少しでも効率的に作業を進めることが大事です。

日常的にExcelを使っている人でも、研修の中で聞いてみると「元に戻す」のショートカットキー（Ctrl+Z）を使っていないケースが意外に多かったりします。また、Excelで言うと非常に使用頻度の高い「セルの書式設定」（Ctrl+1）あたりはほとんど使われていません。いずれもよく使うものなので、作業時間への影響はかなりのものです。

ビジネス向けの研修では、基本的な操作や考え方に加え、いかに効率的に作業を行うかを重視しています。本来、PCでの作業は最小限にして、顧客対応や営業活動、企画などに時間を使うべきです。そのためにも効率的な操作を身に付けて頂きたいと考えています。

※例で挙げた操作方法は以下になります。

  • Excelで列を入れ替えるには？：Shiftキーを押しながら列全体をドラッグ。
  • PowerPointで直線を引くには？：線を引くときにShiftキーを押しながらドラッグ。
  • Mac Excelで絶対参照にするには？：2011ではcommand+T、2016ではF4キー。

PowerPoint基礎研修のポイント

PowerPoint研修PowerPointの研修では、PowerPointの操作はもちろん、資料作成の基本も学ぶことが大事です。PowerPointが使えることと、業務で使える資料を作れるかどうかは別の話です。資料作成の基本的な考え方としては、誰に、どのような目的で、何を伝えたいのかといったところを明確にし、構成を練ることが必要になります。

PowerPointの基本操作については、テキストの入力、図や画像の挿入の他、スライドマスターもポイントになってきます。スライドマスターの活用によって、見た目の統一感と作業効率に大きな差が出ます。また、箇条書きや段落番号、改行と段落の違いなども大きなポイントのひとつです。Wordとも共通の部分も多くあるため、その部分の研修は一石二鳥と言えるかもしれません。

資料作成の基本とPowerPoint操作の基本を押さえることが、実務で使えるPowerPoint研修のポイントです。そのうえで自社の業務内容によってアレンジしていくのがよいかと思います。

>>PowerPoint研修の詳細はこちら

中途入社の方にも安心の研修を

新入社員向けビジネスマナー研修

多くの企業で行っている通年採用。経験者採用や第二新卒の採用など、いろんなケースがあります。異業種間での転職もよくありますし、これまでの経験を活かして新たな職種にチャレンジすることもあります。

即戦力を期待しての採用の場合、文字通りすぐに活躍してほしいところではありますが、やはり業種や企業ごとの文化もあるので、入社時には何らかの研修を実施するケースがほとんどです。社内各部署の説明の他、異業種からの転職や第二新卒の場合は、基礎スキルの研修などを行うことも少なくないようです。

企業での実務経験があるとはいえ、ビジネスマナーやPCスキルが自社の求める水準にあるかどうかは分かりません。そのため、入社時にあらためて基礎スキルの研修を実施するわけですが、実際に研修を実施してみると意外に抜けている部分があったり、曖昧な部分が見えてくることもあります。

ビジネスマナーについては、職種によっては電話応対や来客対応、名刺交換などを今までやったことがない、ということも多々あります。ある程度の規模の会社になると個々の役割がはっきり分かれていることもあり、むしろ「ひととおりなんでもできます」という人の方が少ないでしょう。

PCスキルについても同様です。「既存のExcelシートに入力していただけ」「Wordで簡単な文書を作っていたぐらい」など、業務の中でなんとなく使っていたという人も多く、自分のスキルに不安を持っているという声も聞きます。

中途入社向けパソコン研修研修を実施すると、受講者は自分の分かっているところ、そうでないところがはっきりします。そして自分の今のスキルが分かればこれからやるべきことも見えてきます。また、自分の経験を振り返り、スキルを確認するよい機会とも言えます。

経験を活かして、本当に即戦力として活躍してもらうために、ビジネスマナーもPCスキルも研修を通じて早い段階で不安を無くしていきましょう。

新入社員研修は通年で実施中です

アップナレッジでは、新入社員研修を通年で実施しております。
中途採用や第二新卒、他業種からの転職などをはじめ、採用活動もますます多様化していることから、時期に依らず新人研修の要望も増えています。

基本的なビジネススキルから配属予定の部署で必要となる基本スキルまで、カスタマイズして研修を実施することができます。「公開講座では内容や日程がイマイチ合わない」「人数や時期も柔軟に対応してほしい」などのご要望にもお応えしています。

ビジネスマナー研修やOfficeソフト研修は、少人数から実施していますのでお気軽にご相談下さい。

研修の詳細はこちら。

IT研修
貴社専任の担当者が充分なヒアリングを行い、最適な研修をご提供します。

Macの研修もやってます

アップナレッジでは、Macの研修も実施しています。

Windowsしか使ったことがないのでMacの基本操作を知りたい、Macでエクセルを覚えたいといったご要望にお応えします。WindowsユーザーがMacに移行するときなどは、キーボードの違いやファイルやフォルダの操作に意外に戸惑うものです。Mac版のエクセル2011ではショートカットキーの違いも多く、作業にストレスを感じることも。
社内でMacが標準となっている企業や事務所など、新人研修にもぴったりです。

■Mac対応の研修メニュー

Mac研修

アップナレッジの出張研修

アップナレッジでは、IT研修もビジネススキル研修も、出張研修を行っております。
貴社の会議室やご希望の場所での実施が可能ですので、受講者の方々が研修のために移動する時間や費用を抑えることができます。

人数や会議室の都合で自社内での実施が難しい場合は、外部会場にて実施可能です。
JR山手線大崎駅から徒歩4分のセミナールームや、JR山手線目黒駅から徒歩1分のセミナールームなどが利用可能です。パソコンのレンタルも行っております。いずれも品川や五反田、恵比寿、渋谷なども近く、銀座や新橋、新宿、池袋などからもアクセスしやすい会場となっています。

その他、都内各所の会議室等、できるだけ職場に近い場所での手配も行っております。その他、横浜や千葉、埼玉などの都内近郊をはじめ、大阪や名古屋、札幌、福岡など、全国出張対応も実施しています。支社単位で研修を実施したいといったご要望にもお応え致します。

ITスキル研修

ビジネススキル研修

 

IT研修前の準備と確認事項

IT研修を依頼する際に、確認すべき事項がいくつかあります。研修を効果的なものにするために研修会社の担当者と一緒に準備を進めていきましょう。

IT研修で確認することは

基本事項

研修の実施にあたってまず確認する基本事項です。

  • 受講人数
  • 研修の目的とゴール
  • カリキュラム
  • 研修会場
  • 日程、開始・終了時刻

会場･設備

研修内容に応じて準備します。事前に担当者や講師と確認しましょう。

  • 受講者の座席、配置
  • 講師の位置
  • 受講者用PC、講師用PC
  • プロジェクタとスクリーン
  • 各PC用電源
  • 講師用マイク
  • ホワイトボード
  • インターネット接続

その他詳細事項

  • 当日のスケジュール
  • 受講者リスト
  • テキストや演習用ファイルの配布方法
  • PC, Officeソフトのバージョン
  • 事前課題、研修前後のスキルチェック
  • フォローアップ研修

不明な点は細かいことでも研修会社の担当者にどんどん聞いておきましょう。効果的な研修のためにはしっかりとした事前準備が欠かせません。

1日集中か複数回に分けて実施するか

研修を実施するにあたって日程の調整は必須作業となってくるものです。

既存社員向けの研修であれば業務との調整が必要ですし、新入社員向けの研修でも他の研修との兼ね合いが出てきたりと、社内での調整作業はなかなか大変なものです。

こういった調整を行っていくなかで、研修を1日集中で実施するか、複数回に分けて実施するか悩むこともあります。たとえば6時間の研修を実施する場合、

  • 10時から17時（昼休憩1時間）で実施
  • 13時から16時を2回（3時間×2回）で実施
  • 17時から18時半を4回（1.5時間×4回）で実施

など、いくつかのパターンが考えられます。毎週◯曜日に実施、といったケースもあります。

1日集中形式のメリットとしては、参加者が研修に集中できる、1回で完結するのでスケジュールの調整や参加者のとりまとめがしやすい、会議室予約などの手間が少ない、などがあります。

一方、複数回で実施する場合メリットは、業務への負担が少ない、次回の講義までに復習の時間がある、などがあります。

研修の効果という面から見ると、複数回に分けた時の「次回の講義までに復習の時間がある」という点は大きなメリットです。研修で学んだ内容を受講者が自分の中で咀嚼する時間があると、理解度もかなり違ってきます。

その点において、1日集中研修で実施する場合は、後日スキルチェックなども含めた復習の時間を設けたいところです。受講者本人が自分のスキルや理解度を確認することもできますし、研修の担当者様も全体の理解度を可視化してデータを蓄積し、次からの研修につなげることもできます。（もちろん複数回に分けた場合でも研修後のスキルチェックは有効です）

研修の実施形式は、社内の調整に加えて上記のような研修効果の面からも検討してみるとよいかもしれません。

Excel 2016 for Macも研修できます

アップナレッジの法人研修ではMac版のエクセルも対応しています。もちろん最新バージョンであるExcel 2016 for Macでの研修も可能です。

この2016は前バージョンであるExcel for Mac 2011に比べて、画面もWindows版にかなり近づきました。

Excel2016Mac　Excel2011Mac

>>Officeのバージョンについてはこちら

そしてショートカットキーもWindowsと同様になっているものがあります。例えばこんなものです。

  • 参照形式の切り替え　F4キー(2011は”command + T” ）
  • セルの編集　F2キー(2011は”control + U” ）

これまで、WindowsからMacに変更すると戸惑うことが多かったと思いますが、2016になってWindowsに近づいたことで、抵抗が少なくなるかもしれません。（逆にこれまで2011バージョンを使ってきた方は戸惑うかもしれませんが…。）

Mac版のExcelがWindowsに近づいたといっても、研修を実施する場合はやはりMacで受講したいところです。さらに言えば普段使っているMacで受講するのがベストです。Windows同様にMacで研修を実施できますので、2011からの移行や新入社員研修など、Macでのエクセル研修のご相談もお気軽にご連絡下さい。

※2016年4月の新入社員研修では、この2016による研修もいくつか実施しました。ただ、研修の中で何回か「エクセルが落ちた…」とか「動作が重い…」といった声もありました。演習で使っていたファイル自体は特に重いわけでもなかったのですが、まだ若干不安定な部分もあるようです。

Excelスキルの目安は

Excelが使えるかどうか

Excelの研修を実施するにあたって、受講者の方々のExcelスキルレベルをある程度確認する必要があります。そしてスキルレベルの目安として、よく挙げられる項目のひとつに「VLOOKUPが使えるかどうか」があります。VLOOKUPが使えると初級レベルはクリアしているという判断です。

Excelスキル

VLOOKUPが使える人は、基本的な操作や数式の入力、関数の基本はできていると言えますので、研修を実施するとしても、中級編からで問題ありません。（独学で進めてきたので基礎から確認したい、というケースもありますが）

逆に言えば「VLOOKUPは使ったことがない」「使ったことはあるけどあまり自信がない」という方は初級者レベルということになります。ですので、初級者レベルの方がスキルアップを目指す場合「VLOOKUPを使えるようにする」というゴールを設定することも多いわけです。でもなぜVLOOKUPなのでしょうか。

これは、VLOOKUPが実務で非常によく使われる関数であることに加え、VLOOKUPの引数を理解しているということは、他のいろいろな関数を利用するためのベースができていると言えるからだと思います。また、ExcelでイメージしやすいSUMなどの「計算」と違って、「検索」という概念になるので、Excelの関数を理解するステップとしてもちょうどいいのかと思われます。

Excelスキル 中級レベルになるためには

Excelスキル

VLOOKUPが使えるようになると、ひとまず初級レベルはクリアと言えますが、もう少しステップアップするためには何が必要となるのか。関数やピボットテーブルなど、いろいろありますが、考え方としてひとつ挙げたいことは、「作業用のセル（または行や列）を使えるかどうか」です。

この「作業用のセル」を使うという考え方は、Excelを使用するうえで非常に重要になってきます。ごく簡単な例で言うと、消費税を計算するのに「=A1*0.08」とするのか、「=A1*B1」としてB1セルに”8％”と入れておくか、です。

これは、セル参照というExcelの基本概念をしっかり理解できているかどうかの目安になります。この点はExcelの根本的な考え方につながりますし、実務でも大きなポイントになってきます。

単に関数の使い方やExcelの機能を覚えるのとは違って、より実践的な考え方になってくるため、初級レベルからのステップアップにはこのあたりを組み込むのがよいかと思います。

Excelスキル アップのための講習