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Mac Excelで絶対参照は?

Excelでとても大事なポイントである絶対参照、相対参照。

絶対参照とは ”$A$1” のように列・行ともに指定したセルや範囲を固定するもので、相対参照とは ”A1”のようにいずれも固定しないものです。また、複合参照は ”A$1” のように、列・行のいずれかを固定します。

この絶対参照や相対参照をスムーズに使うためには、ショートカットキーの利用が欠かせません。

ここでは Mac Excelのショートカットキーをご説明します。

 

Excelで参照の種類を切り替える

参照の種類($マーク)を切り替えるときに使うキーは、F4キーです。

Mac Excelでも同様なのですが、ファンクションキーを使うためにはキーボードの設定から変更が必要な場合があります。(Mac ExcelでF2やF4を使うには?)

キーボードの設定を変更せずに参照の種類を切り替えたいときはショートカットキーを使いましょう。

 

Mac Excel で参照の種類を変えるショートカットキー

Mac Excel で参照の種類を切り替える時に使うショートカットキーがこちら。

command + T

キーを押すごとに、絶対参照→複合参照(行)→複合参照(列)→相対参照 と切り替わっていきます。

Mac Excel

 

このように絶対参照や複合参照で参照するセルを固定することで、数式をコピーしたときにも指定したセルや範囲を正しく参照することができます。

Excelを使う上で「セルの参照」という概念は必須となりますので、しっかり理解しておきましょう。

 

Mac Excel ユーザーはこちらもどうぞ

Mac ExcelでF2やF4を使うには?

知っておきたい Mac Excel の操作

Mac Excel でシートの切替えは?


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研修を実施しています

研修講師もいろいろ

外部に研修を依頼する際、気になるポイントに「どんな講師が担当するのか」があります。
研修は講師の質による部分が大きいのは言うまでもありません。講師の質、といってもいろいろありますが、知識はもちろんのこと、教え方やコミュニケーションスキル、さらには身だしなみや雰囲気といったところも気になるところです。いずれも講師として高い水準にあるべきなのですが、この中で「教え方」についてはチェックする必要があります。

教え方が上手い講師の特徴としては、「説明が分かりやすい」「メリハリがある」「受講者の反応を見てペースを調整する」などが挙げられます。これらは講師のスキルとして必要なものです。ただ、研修内容によっては「講師によって教え方が微妙に違う」ということもあります。

たとえばExcelで言うと、関数を入力するときに直接、式を入力していく方法と、関数のダイアログボックスを使う方法があります。ある講師は直接、式を入力していくやり方で教え、別の講師はダイアログボックスを使うやり方で教える、といった違いはよくあることです。もちろんどちらも正しいやり方ではありますので、これは講師ごとの考え方とかポリシーの違いとも言えるのですが、重要なことは、あくまでも受講者(もしくは顧客企業)にとって最適なやり方かどうかであり、その点を講師が理解しているかどうかです。

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ビジネススキルの研修についても同様です。新人向けのビジネスマナー研修をどのようなものにするかも講師の考え方によって変わってくる場合があります。とにかく最初が肝心とばかり、やたらと厳しく指導するタイプの講師もいますし、顧客企業の文化や考え方、あるいは時代に合わせて指導するタイプもいます。

こういった点について「研修会社は講師に教え方を指示していないの?」と思われるかもしれませんが、研修会社によっては、担当する講師におおまかなカリキュラムだけ指示してあとはお任せ、というケースもよくあることです。

もしどの研修会社に依頼するか検討中であれば、まずは担当者にどんどん要望を伝え、質問することが大切です。担当者がしっかりとニーズを把握して講師に正確に伝えることができるかどうか。よい担当者は企業のニーズをふまえて講師をアサインすることができます。より効果的な研修を行うためにも、まずは担当者の対応を見極めたいところです。

>>演習が中心でしっかり身に付くエクセル研修
>>新入社員研修向けPC研修
>>新入社員研修ビジネスマナー研修

法人研修のアップナレッジ

ショートカットキーのすすめ

意外に使っていない?ショートカットキー

ショートカットキーはエクセルやワードの作業効率を上げるために欠かせないポイントのひとつです。しかし、それなりにパソコンを使用している方でも、意外にショートカットキーを使っていないことがあります。

「コピー」「貼り付け」「元に戻す」などの定番ショートカットキーをはじめ、例えばエクセルなら「セルの書式設定」のショートカットキーも必須といえます。

  • Ctrl+C コピー
  • Ctrl+V コピー
  • Ctrl+Z 元に戻す
  • Ctrl+1 セルの書式設定(エクセル)

慣れていないと「マウスで右クリックして…」とやったほうが速いと感じるかもしれませんが、ショートカットキーを使った方が速いのは言うまでもありません。また、上記に挙げた「コピー」や「貼り付け」「元に戻す」は、多くのアプリケーションで共通であることから考えても、それだけ頻繁に行う作業であり、作業効率への影響も大きいものだと言えます。

一人ひとりの作業効率を少し上げることで、全体の作業効率が大きく上がります。ここで大事なことは、パソコンでの資料作成に時間を使うのではなく、顧客対応や営業活動などに多くの時間を使えるようにすることです。

ショートカットキーは難しいものではありません。初心者の方もすぐに身に付けることができます。効率的に作業を進めるためにも、ショートカットキーを活用していきましょう。


>>ショートカットキーも身に付くエクセル研修

>>新入社員研修向けPC研修
>>新入社員研修ビジネスマナー研修

法人研修のアップナレッジ

研修後のフォローアップを

アップナレッジでは、IT研修の実施後にフォローアップ研修を実施しています。研修終了後、後日フォローアップ研修を実施することで、業務の中で気づいた点を質問をしたり、受講者間のスキルのバラつきを補完したりできます。

1日研修の場合は特に効果的です。1日研修では反復して学ぶことはなかなか難しいものです。そこで時間を空けてフォローアップ研修を実施することで、受講者は自分の中で整理し、理解を深めることができるので、スキルの定着につながります。

無償フォローアップ研修のプログラムは、企業の研修ご担当者様からも好評を頂いています。やはり、1回きりの研修でどこまで効果が出るか、ということは研修のご担当者様としても気になるものです。研修の目的とゴールを明確にしたうえで準備を進め、研修を実施するといったことは行っているものの、意外に研修終了後は特に何もしていない、というケースもよく聞きます。

研修終了後にプラスαを行うことで、研修効果が高まり、さらに今後の研修計画にも大きく役立っていきます。フォローアップ研修の実施は、限られた時間で研修効果を上げるためにとても有効な方法です。

また、新入社員研修のフォローアップ研修も人気です。入社時の研修で基礎を固めることはできても、具体的なイメージは湧きにくいものです。そこで、実際の業務に就いてからあらためてスキルの確認を行うことが大事になります。

研修後、少し間を空けてからのフォローアップ研修はぜひおすすめしたいところです。

>>新入社員研修向けPC研修
>>新入社員研修ビジネスマナー研修

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入社時研修を実施しました

入社時の研修としてビジネスマナー研修とExcel, Word基礎研修を各1日で実施しました。

新卒の方でしたが、怪我により入社が遅れてしまったとのことで、今回1名様にてマンツーマンでの研修実施となりました。

ビジネスマナーについては、始めはやはり電話応対が難しいと感じた様子です。メモを取りながら落ち着いて、とは言うもの、どうしても緊張したり焦ったりしてしまうようです。

それでも何回か繰り返しロールプレイを実施しているうちに、だいぶ慣れてきたようで、ひと通りスムーズにやり取りできるようになりました。

顔の見えない電話でのやり取りは難しいものです。新卒の方の場合は、実際に業務に就いていない状況ですから、さらに難しいとものだと思いますが、基本的な流れを把握しておけば、あとは実践で慣れるだけです。基礎を固めてスムーズなスタートを切れるようにしたいものです。

>>新入社員研修向けPC研修
>>新入社員研修ビジネスマナー研修

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中途入社でビジネスマナーもExcelも

中途入社 研修

中途入社の方向けの研修を実施しました。ビジネスマナー研修とExcel, Word基礎研修で計3日間です。

「 中途入社なのにビジネスマナー研修?」と思われたかもしれません。たしかに受講者の方々は他企業で数年の実務経験があるので、社会人としての基礎はできています。ただ、これまでの職種によっては、名刺交換であったり電話応対であったり、もしくは他社への訪問といった経験があまりない人もいるため、ビジネスマナー研修を実施することがよくあります。

特に異業種からの転職や異なる職種へのチャレンジとなる場合は、それまでに経験していなかった部分を補うという意味合いでの依頼も多いものです。この点では受講者の方も不安に思っていることが多いので、研修の要望は強くあるようです。

ExcelをはじめとするPCスキルも同様です。たとえばExcelを使う機会があまり無い接客のお仕事から事務系のお仕事に転職となると、基礎の研修が必要になってきます。
また、今回実施した企業では、これまでの経験に期待しながらもしっかりと育成していきたいという考えから、研修に力を入れているようです。

ビジネススキルとPCスキルは業種や規模によらず必要とされる基礎スキルです。受講者の方々からも「あいまいなところが明確になった」「不安が解消された」といった声は毎回聞かれます。

スムーズなスタートのためにも、 中途入社 の方にも基礎研修を実施することは非常に有効だと思います。

>>新入社員研修向けPC研修
>>新入社員研修ビジネスマナー研修

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Access研修:DBの基礎から

某外資系企業にてAccess研修を実施しています。

今回はAccess研修と言っても、AccessとExcelを使ってレポートを作成する業務の改善が目的です。しかしながら、これまでは担当者の方(今回の受講者のひとり)が独学でAccessを学びながら、既存の仕組みをあれこれしてなんとかやっている、という状況とのことでしたので「データベースの基本から確認しましょう」ということになりました。

DBの基本とひと言でいっても、要件定義やら物理設計の話が出てくるわけですので少し専門的な話になる部分もあります。それでもやはり、複雑なレポートを作成するためには、DBの基本的な設計の流れや考え方を押さえておかないとうまくいかないので、ひととおり研修に組み込んで実施しています。

ただ、受講者の方々はすでにAccessを使っているため、DBの話もイメージがしやすい様子で、講義自体もスムーズに進んでいます。

通常、Access基礎では「テーブルとは、クエリとは、Accessの画面はこのようになっていて、このように操作する」などが中心になりますが、今回のようにDB基礎から進める場合もあります。

ちなみに今回のAccess研修は2時間×6回のコースで組み立てています。

アップナレッジの研修では、業務上の課題や設定するゴールによって柔軟にカリキュラムを調整していきますので、お気軽にご要望をお寄せ下さい。

Access研修

>>Access研修はこちら

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研修の準備:実施会場

実施会場

研修の実施会場は、受講人数によって決めることがほとんどだと思います。10名なら10名が入る会場、50名なら50名が入る会場を手配するわけですが、定員に近い人数の場合は、研修内容によっては少し窮屈になることもあります。

PCを使う研修では隣席との間隔が狭いとテキストやノートを置くスペースが無くなったり、場合によってはマウスを使うのが難しくなることも…。また、ビジネスマナー研修などでロールプレイを行う場合や、グループワークでいくつかの島を作る場合もそれなりのスペースが必要になります。

会場の手配も含めて研修会社に依頼する場合は問題ないと思いますが、自社会議室など実施する場合は、事前に下見をしてもらうか、会場の広さや机、イスの配置、プロジェクタやホワイトボードの位置などを詳しく伝えておきましょう。

その他、室温や周りの騒音などが気になる場合もあります。快適な環境で受講できるように、あらかじめ確認しておきたいところです。

研修の実施会場

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研修の準備:実施日程

実施日程・スケジュール

研修の実施形式は、1日研修、半日研修、◯分×◯回など、いくつかのパターンが考えられます。既存社員向けの研修では業務との兼ね合いもありますし、新入社員研修では他の研修との調整が必要になります。同時に、会場の空き状況も確認する必要があるため、早めに準備を進めたいところです。

研修効果の面では、1日研修か複数回に分けて実施するかで、それぞれメリット・デメリットがあります。

※参考記事
>>1日集中か複数回に分けて実施するか

また、例えば、グループワークがメインであれば、まとまった人数と時間が必要になるので1日研修が適していると言えます。もし少人数でスケジュールの調整もしやすいようであれば、複数回に分けて反復するほうが効果的です。最も研修効果が高くなるのはどの形式か、これも研修の目的を明確にすることで見えてくると思います。

そして、当然、自社の繁忙期も避けて実施することになりますが、外部に研修を依頼する場合、時期によって混み合うこともあります。3、4月や9,10月あたりは新卒や中途入社も集中しますので、特にその時期に実施を検討している場合は、講師の手配や会場の確保は早めに行ったほうがよいでしょう。そのためにも年間の研修実施計画を立てて進めることが大事です。

>>研修の準備:実施会場を決めるときは

研修の日程

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研修の準備:対象者の選定・人数

研修を実施するにあたっていろいろと準備が必要になります。主には、

  • 対象者の選定・人数
  • 実施日程・スケジュール
  • 実施会場

などがあります。

研修対象者の選定・人数

実施する研修の対象者をどうするか。新卒研修や内定者研修などは必然的に対象者や人数が決まってきますが、既存社員向けの研修では、ある程度対象者を絞り込むことになります。

ここで、対象者の選定に悩むことがあるかと思います。受講希望者を募るか、対象者を指名して受講させるか、いずれの場合も各部署の上長の方々との調整も発生して煩雑な作業になりがちですが、あくまでも研修の目的に沿って考えることが重要です。研修の目的が基礎スキルの習得なのか、ある業務の効率化なのか、もしくは新事業に向けた人材育成なのか。

研修の目的が明確であれば自ずと対象者も決まってきます。もし研修対象者の選定に迷うことがあれば、その研修の目的を再度見直してみることがよいかと思います。

実施人数については、前述の対象者の選定による他、会場の広さや予算、日程なども関わってきます。業務の都合によって複数回に分けて実施する場合もあります。

1回あたりの人数は

では1回あたり最適な人数は、というと、研修内容や受講者のスキルレベルにもよりますが、例えばPC研修で初級者が対象の場合、一人の講師が見ることができるのは多くても10名程度までです。10名以上になると各受講者の状況に目が行き届かなくなりますので、その場合はアシスタント講師を入れた方が安心です。当然、講師一人が見る人数が少ない方が研修効果は高まります。

対象者のスキルレベルが一定以上でバラつきも少ないようであれば、数十名での講義形式でも問題ないかと思います。また、新卒研修では日程の都合もあり、50名以上や100名規模で実施することもありますが、フォローアップの時間を設けてスキルのバラつきを補完する仕組みを整えたいところです。

ちなみに、PC関連で初級レベルの方が動画やテキストを見ながら自己学習の形式で進めていくことは、なかなか難しいと思います。出てくる用語が分からない、ちょっとした操作の間違いで元に戻せなくなる、などがあるためです。対象者のスキルレベルを考慮して最適な研修形態を選択しましょう。

>>研修の準備:研修日程・スケジュールを決めるにあたって

研修の対象者と人数

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