PowerPoint研修

業務効率を上げる研修

働き方改革やライフワークバランスの実現などに向けて、業務の効率化を検討しているところが増えています。中でも日々のPC作業を効率よく行いたいという相談は多くあります。

具体的には、ExcelやPowerPointなどの研修において、効率的に作業を行うためのポイントを教えてほしいというものです。効率的な操作やコツを学ぶことは非常に有効です。ちょっとしたことで作業効率が大きく変わることもあります。

そんな中で、たとえばExcelについて「自分の担当業務の中ではSUM関数ぐらいしか使わないし…」「今までのやり方で特に問題ないかな…」という人もいます。でも単に他の関数や機能のことを知らないだけで、知れば使えるところがあるかもしれません。

大事なことは「もっと良いやり方があるんじゃないのかなあ」と考えられるかどうかです。これは効率化に向けた第一歩です。知らないことは絶対にできません。業務効率を上げるためには、今の業務をあらためて見直してみることが大事だと言えます。研修においてもそういった部分も含めて伝えていきたいと思っています。

資料作成の基礎を学ぶ

PowerPoint研修パワーポイントの基礎研修では、資料作成にあたっての基本的な考え方にも触れています。ビジネス資料の構成やデザインなど、押さえておきたいポイントを簡単に説明します。機能や操作方法を知っているからといってビジネス資料を作成できるわけではないからです。よく言われることですが、パワーポイントもエクセルも(もちろんパソコン自体も)所詮ツールでしかありません。

また、パワーポイント研修のメニューのひとつとして「ビジネス資料作成」のコースもあります。パワーポイントの機能や操作よりも、資料作成を重点的に学ぶ内容です。

与えられた状況を元に実際に資料を作ったり、グループワークとしてみんなで話し合いながら資料を整えるなど、演習の時間を多く取って資料作成のスキルを身に付けていきます。演習課題は実際の業務内容に近いもので実施することもできます。

これまでなんとなく見よう見まねで資料を作っていた方におすすめの研修です。

>>PowerPoint研修/ビジネス資料作成研修の詳細はこちら

PC研修の効果は?デモ研修もあります。

研修の実施を検討するときに気になるのは「どこまで効果があるの?」という点だと思います。費用をかけて実施するわけですからそれは当然のことです。

研修の内容によって見えやすいところや見えにくいところもありますが、エクセルやパワーポイントは比較的、効果を実感しやすいように思います。

ちょっとしたテクニック、例えば「エクセルで1行おきに罫線を引く」とか「パワーポイントで真っ直ぐに矢印を引く」などは意外にやり方を知らなかったりしますので、研修内で取り上げるといい感じに盛り上がったりします。他にも、行の入れ替えを1秒で行うやり方、セルの書式設定のショートカットキー、スライドマスター表示を開く/閉じる、など知られていない操作がけっこうあります。もっと基本的なところでは「元に戻す」のショートカットキーをなども。

研修を通じてこういったことを知り、実際に日々の業務で使っていくことで確実に業務効率は上がりますので、これらは研修効果のひとつだと言えます。それに一回覚えてしまえば、それ以降ずっと日常的に使えるものですから、効果という意味でかなり大きいと思います。

それでもやはり、研修についてピンとこない方もいるかもしれませんが、そんなご担当者様向けとして、研修担当者向けのデモ研修も企画しています。ダイジェスト版で受講頂き、効果を実感してみて下さい。

お問い合わせはこちら


関連記事

こんな研修を実施しています

パソコン研修の会場

パソコン研修の実施にあたって、社内会議室などの手配が難しい場合は、外部セミナー会場を使用して実施することができます。

外部セミナー会場は、東京都内(JR大崎駅、五反田駅、目黒駅近辺 他)の各会場をはじめ、お客様の会社近くの会場での手配も可能です。また、受講者用のPCもレンタルしています。

外部会場で実施する場合もあくまでも社内研修として実施するため、通学型のPC教室に比べて下記のようなメリットがあります。

  • 社外の受講者が混ざることがありません。質問しやすい雰囲気で進めることができます。
  • 研修内容や時間等のカスタマイズが可能です。業務でよく使う機能があれば、研修に組み込むこともできます。
  • 講師が受講者一人ひとりの様子を見ながら丁寧にサポートします。
  • 費用面でも一人あたりの受講料金を抑えることができます。
  • 誰がいつ受講したか、といった管理の手間が無くなります。

自社会議室などでの実施が難しい場合もお気軽にご相談下さい。

パソコン研修

■パソコン研修の主なコースと詳細はこちら

PowerPointで画面の左側が消えた!

PowerPointで画面の左側が消えたときは…

PowerPointでは、画面の左側にスライドの縮小版が出ています。

でも作業をしているうちに、この左側の部分をあやまって閉じてしまうことがあります。
PowerPointの操作に慣れていない方は、ちょっと焦ってしまうかもしれません。

そんなときはこちら。

  • [表示]タブ→「標準」をクリック

PowerPoint

※PowerPoint2010の画面です。

分かってしまえば簡単なのですが、いきなり消えると焦りますよね。

このように画面の見た目が突然変わった、という場合は「表示」などのメニューから元に戻すことができるケースが多いので、あわてず探してみましょう。


研修を実施しています

Officeソフトのバージョンを確認する

ExcelやWordの研修を実施するにあたって、社内で使っているOfficeソフトのバージョンを確認する必要があります。現在使われているバージョンは、Windowsなら2007,2010,2013,2016のいずれか、Macなら2011か2016です。
でも、いざ確認しようとしても、どこを見ればいいのかわからないことがあります。

バージョンについてはメニューから確認することもできますが、ExcelやWordの画面の他、アイコンで見分けることもできます。詳細はこちらのページにまとめていますので、もしOfficeのバージョンが分からない場合は参考にしてみて下さい。

Officeソフトのバージョン

 

PowerPointでまっすぐ線を引く

PowerPointで線を引くときに必須の操作

PowerPointやWordで直線や矢印を入れるときは、
メニューの「挿入」→「図形」で、直線や矢印を選択して、ドラッグします。

しかし、まっすぐドラッグして直線を引いたたつもりでも、ほんの少し曲がってしまったりすることがありますね。

そんなときは、メニューの「挿入」→「図形」で直線や矢印を選択してから、

  • Shiftキーを押しながらドラッグ

これでまっすぐ線を引くことができます。

簡単に直線が引けて作業スピードもアップ、微妙に曲がってしまうストレスを感じることもありません。資料もすっきりきれいに作成できます。


関連記事

研修を実施しています

効率のよい操作を学ぶ

Officeソフトをはじめとするパソコンでの仕事は、作業のスピードも重要です。

  • Excelで列を入れ替えるには?
  • PowerPointで直線を引くには?
  • Mac Excelで絶対参照にするには?

操作自体はちょっとしたことですが、よくある作業だけに知っているか知らないかで作業時間も大きく変わってきます。効率的な作業に欠かせないショートカットキーも含めて、少しでも効率的に作業を進めることが大事です。

日常的にExcelを使っている人でも、研修の中で聞いてみると「元に戻す」のショートカットキー(Ctrl+Z)を使っていないケースが意外に多かったりします。また、Excelで言うと非常に使用頻度の高い「セルの書式設定」(Ctrl+1)あたりはほとんど使われていません。いずれもよく使うものなので、作業時間への影響はかなりのものです。

ビジネス向けの研修では、基本的な操作や考え方に加え、いかに効率的に作業を行うかを重視しています。本来、PCでの作業は最小限にして、顧客対応や営業活動、企画などに時間を使うべきです。そのためにも効率的な操作を身に付けて頂きたいと考えています。

※例で挙げた操作方法は以下になります。

  • Excelで列を入れ替えるには?:Shiftキーを押しながら列全体をドラッグ。
  • PowerPointで直線を引くには?:線を引くときにShiftキーを押しながらドラッグ。
  • Mac Excelで絶対参照にするには?:2011ではcommand+T、2016ではF4キー。

PowerPoint基礎研修のポイント

PowerPoint研修PowerPointの研修では、PowerPointの操作はもちろん、資料作成の基本も学ぶことが大事です。PowerPointが使えることと、業務で使える資料を作れるかどうかは別の話です。資料作成の基本的な考え方としては、誰に、どのような目的で、何を伝えたいのかといったところを明確にし、構成を練ることが必要になります。

PowerPointの基本操作については、テキストの入力、図や画像の挿入の他、スライドマスターもポイントになってきます。スライドマスターの活用によって、見た目の統一感と作業効率に大きな差が出ます。また、箇条書きや段落番号、改行と段落の違いなども大きなポイントのひとつです。Wordとも共通の部分も多くあるため、その部分の研修は一石二鳥と言えるかもしれません。

資料作成の基本とPowerPoint操作の基本を押さえることが、実務で使えるPowerPoint研修のポイントです。そのうえで自社の業務内容によってアレンジしていくのがよいかと思います。

>>PowerPoint研修の詳細はこちら

Macの研修もやってます

アップナレッジでは、Macの研修も実施しています。

Windowsしか使ったことがないのでMacの基本操作を知りたい、Macでエクセルを覚えたいといったご要望にお応えします。WindowsユーザーがMacに移行するときなどは、キーボードの違いやファイルやフォルダの操作に意外に戸惑うものです。Mac版のエクセル2011ではショートカットキーの違いも多く、作業にストレスを感じることも。
社内でMacが標準となっている企業や事務所など、新人研修にもぴったりです。

■Mac対応の研修メニュー

Mac研修