力技でパワーポイントを使っていませんか？
- 文章の先頭を揃えるために半角スペースや全角スペースを駆使している
（でも微妙にズレている） - 図形の配置をひとつずつ整えている
（でも微妙にズレている） - 各スライドの見出しを1ページずつ整えている
（でも途中でめんどくさくなって結局整っていない） - スライド番号を見えなくしたいので上に図形を被せて隠している
（でも隠しきれていないところがある） - ひたすらコピペしている
（他にやり方を知らないので仕方ない）
パワーポイントでは図形やテキストボックスを自由に配置できるので、ある程度は力技でもできてしまいます。多少、作業効率が悪くてもとりあえず資料ができればいいや、という考え方もあるかもしれません。
たしかに出来上がった資料を見る限りは、どのように作っていたかは分からないし、資料として体裁が整っていればよいとも言えます。資料は中身が大事だ、というのも全くもって正しい話です。
パワーポイントの資料を力技で作ると…
ただ、力技で作った資料には大きな問題があります。
それは「編集が大変」ということです。
パワーポイントで作成したファイルはほとんどの場合で「保存」しておきますよね。なぜ保存しておくかと言えば、「また使うかもしれない」からです。同じような資料を作る場合は、既存のファイルを使い回すほうがラクです。毎回イチから作っていたら大変ですし。
以前作ったファイルやチームの誰かが作ったファイルを使おうとしたとき、そのパワーポイントファイルが力技で作られていたとしたらどうなるか。結局、前述のような非効率な方法で作業を進めることになります。
力技で作っているというのはどういうことかというと、「パワーポイントの機能を使っていない」ということです。
パワーポイントの機能を使っていないから編集作業が大変なのです。逆に言えばパワーポイントの機能をしっかり使えば編集作業がラクになるということです。
たとえば箇条書きや段落番号の機能を使えば、項目の順番を変えるときもラクですし、インデントの機能を使えば文章の先頭もすっきりキレイに揃えられます。スライドマスターの機能を使えば各スライドに共通する部分を一括で変更できますし、スライド番号の設定も簡単にできるようになります。
ファイルは使い回すもの
ファイルは使い回すということを前提に考えると、もしチームの全員がパワーポイントの機能をしっかり使って資料を作っていたとしたら、チーム全体の作業効率は大きく上がるはずです。
もちろんパワーポイントをスマートに使うためには、パワーポイントの機能を理解する必要がありますが、覚えてしまえばずっと使えるスキルなので、早い段階で身につけておきたいところです。
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